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09.07.2021

Festlegung von Aufbewahrungszeiten

Datenaufbewahrung

In trustkey können auf Templateebene Aufbewahrungszeiten hinterlegt werden. D.h. wie lange die auf Basis des Templates befüllte Aktionspakete aufbewahrt werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden die zugehörigen gespeicherten Daten endgültig gelöscht. Ohne Angabe einer Aufbewahrungsdauer werden die Daten unbefristet für die Dauer der trustkey-Nutzung gespeichert.

Navigieren Sie zur Template Builder Ansicht in trustkey

Applikation-Map: Template Builder

Datenaufbewahrung - Schritt 1

Zeigen Sie dass Template an, dass Sie bearbeiten wollen

Durch Klick auf Anzeigen, öffnet sich das entsprechende Template im Read-Only-Mod

Datenaufbewahrung - Schritt 2

Template-Automation Datenaufbewahrung aufrufen

Rufen Sie das Untermenü durch Klicken der „Drei Punkte“ auf.

Datenaufbewahrung - Schritt 3

 

Aufbewahrungsdauer angeben und bestätigen

Geben Sie die gewünschte Aufbewahrungsdauer in Tagen an und bestätigen Sie die Eingabe durch Klicken von Anwenden.

Datenaufbewahrung - Schritt 4

Verwendung der befristeten Datenspeicherung in Zusammenhang mit der Launcher-Link-Funktion

  Im Zusammenspiel von befristeter Datenspeicherung und Launcher-Link-Funktion können Standardarbeitsanweisungen komplett digitalisiert werden. Ein Beispiel dafür ist die „Digitale Besucherregistrierung“. Kunde scannt QR-Code, registriert sich und gibt die notwendigen Daten an. Nach einer festgelegten Periode (z.B. 4 Wochen) werden die Daten automatisiert gelöscht.

Digitale Registrierung

Aufbewahrungszeiten

 

Bei den Aufbewahrungszeiten ist die Aufbewahrungspflicht von Unterlagen zu berücksichtigen. Bestimmte Geschäftsunterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen müssen geordnet für handels- oder steuerrechtliche Zwecke aufbewahrt / archiviert werden, um bei Bedarf zugreifen zu können.

Die rechtliche Grundlage für die Aufbewahrungsfristen finden sich in § 257 HGB, § 147 AO sowie § 14b UStG.

Darüber hinaus gibt es branchen-, vertragliche und anwendungsspezifische Aufbewahrungsfristen für dokumentierte Informationen oder Daten. Beispiele sind öffentliche Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäuser, Energieerzeugung, Bauwesen, Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Informationssicherheit, Datenschutz, Infektionsschutz usw.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung von trustkey, dessen Integration und Vernetzung mit Ihren bestehenden Systemen sowie der Migration von bestehenden Daten und Informationen.

Alle Prozesse, Abläufe und Schnittstellen können mit trustkey auf einfache, strukturierte und gelenkte Weise digitalisiert werden. Dabei sind keine Programmierkenntnisse oder IT-Erfahrungen notwendig. trustkey ist eine No-Code-Lösung. Die Digitalisierung wird somit zur Teamarbeit ohne sich dabei in Insellösungen, Langläufern oder ungelenkten Ad-hoc-Lösungen zu verlieren. Änderungen, Anpassungen und Erweiterungen können eigenständig durchgeführt werden ohne Kosten für externe Unterstützung. Jetzt kostenlos testen.

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