Prozesse transformieren.
Mit einem Lieferantenmanagement schaffen Sie die systematische Basis für eine resiliente Lieferkette.
Was ist Lieferantenmanagement? Warum ist Lieferantenmanagement für Unternehmen wichtig? Welche Bestandteile beinhaltet Lieferantenmanagement? Und: Wie funktioniert die Lieferantenbewertung? Antworten und Beispiele aus der Praxis erhalten Sie hier.
Lieferantenmanagement umfasst die systematische Steuerung der Beziehung zwischen dem Unternehmen und den Lieferanten. Ziel des Lieferantenmanagement ist die optimale Gestaltung der Wertschöpfungskette hinsichtlich
Ein veranschaulichendes Beispiel zur Einführung
Nach etlichen Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit, Ausfällen und mehrmaligen Preiserhöhungen im zweistelligen Bereich, ist die Firma UpAndGo GmbH auf der Suche nach einem neuen Lieferanten für Ihre Elektromodule.
Sie benötigt diese Elektromodule für Ihre neuartigen leichten AirMobility-Geräte. Nach längerer Suche hat die beauftragte Einkäuferin Emma die vielversprechende Firma Dream Supplier Aerospace Ltd. gefunden. Als risiko- und qualitätsbewusste Mitarbeiterin startet Emma den Lieferantenmanagementprozess, um den neuen Lieferanten erfolgreich in den Beschaffungsprozess zu integrieren.
Nach Abfrage der Kerndaten und Zertifizierungen mit einer Checkliste als auch Unterzeichnung der Geheimhaltungsvereinbarung übernimmt Emma diese Daten ins Stammdatenverwaltungssystem. Der Lieferant erhält eine Nummer.
Da die Elektromodule für UpAndGo kritische Bauteile sind, bekommt der Lieferant die Risikoklasse 3. Bei der Risikoklasse 3 sind zur Freigabe des Lieferanten die Freigabe von Einkauf, Technik, Qualität und Geschäftsführung einzuholen. Querin vom Qualitätsmanagement möchte den Lieferanten besser kennenlernen und führt ein Lieferantenaudit durch. Im Audit geht Querin auch auf die Anforderungen und Abläufe von UpAndGo ein und führt die Mitarbeiter von Dream Supplier Aerospace durch die einzelnen Informationen und Nachschlagewerke.
Das Audit verläuft ohne Abweichungen und auch alle anderen Abteilungen sind von dem neuen Lieferanten begeistert. Dream Supplier Aerospace unterzeichnet die Qualitätssicherungsvereinbarung und ist jetzt für Anfragen und Bestellungen freigegeben.
Der Start der Zusammenarbeit mit Lieferung von Prototypen, Erstmustern und Serienteilen und entsprechender Dokumentation verläuft nach anfänglichen kleinen Rucklern ohne Probleme. Emma, Tim von der Technik und Querin sind grundsätzlich sehr zufrieden. Da der Lieferant aber noch neu ist, und sie die Erfahrung mit anderen Lieferanten gemacht haben, mit denen es über die Zeit schwerer wurde zusammenzuarbeiten, bewerten Sie Dream Supplier Aerospace als B-Lieferant. Bei der Übermittlung der Lieferantenbewertung geben Sie aber den Hinweis, dass dies die Erstbewertung ist und es für eine A-Bewertung noch zu wenig Erfahrungswerte gibt. Dream Supplier Aerospace ist nicht ganz glücklich mit der Bewertung B, nimmt dies aber als Ansporn im nächsten Jahr A-Lieferant zu werden.
Die Lieferantenbeziehung mit Dream Supplier Aerospace entpuppt sich als wahrer Glücksgriff. Dream Supplier Aerospace ist seit dem zweiten Jahr der Überwachung A-Lieferant auf konstant hohen Niveau. Beide Firmen arbeiten strategisch und operativ eng zusammen und stimmen sich frühzeitig ab.
Damit diese Erfolgsgeschichte nicht ein Einzelfall ist, gibt es Lieferantenmanagement.
Durch professionelles Lieferantenmanagement reduzieren Unternehmen Risiken und Kosten, erfüllen ihre Pflichten und eröffnen sich Marktchancen. Ein nachhaltiges Lieferantenmanagement wird immer wichtiger da:
Mit jeder unternehmerischen oder betrieblichen Aktivität geht ein Risiko einher, dass das mit der Aktivität bezweckte Ziel nicht erreicht wird (z.B. ein Kundenauftrag kann aufgrund eines Lieferantenausfalls nicht erfüllt werden). Grund dafür sind Störungen bzw. Abweichungen vom „geplanten“ Ablauf oder Zustand (z.B. Verlust von Daten, Bestandsabweichungen oder Mitarbeiterfluktuation). Die Aufgabe des Risikomanagements ist es, die Wahrscheinlichkeit des Auftretens (Eintrittswahrscheinlichkeit) oder die Auswirkung (Schadenshöhe) von Störungen soweit wie möglich durch geeignete Maßnahmen (z.B. Lieferantenbewertung, Lieferantenaudits) zu reduzieren. Es geht nicht darum Risiken komplett auszuschliessen, sondern die wirtschaftlich optimale Lösung anzustreben auf Basis einer transparenten Kosten-Nutzen-Analyse. Insbesondere für Risiken mit hoher Kritikalität sind Bewältigungsmaßnahmen einzuleiten und umzusetzen.
Interne Risikokategorien:
Folgende grundsätzlichen Prozessschritte werden vom Lieferantenmanagement übernommen:
Im ersten Schritt muss der Lieferant entdeckt werden und die Stammdaten im System hinterlegt werden.
Beispiel: Pflege der Lieferantenstammdaten über die Ressourcen in trustkey. Die Stammdatenfelder können beliebig angepasst werden.
In diesem Zusammenhang wird vom Lieferanten oftmals Lieferantenauskunft eingefordert. Auf Basis definierter Lieferantenfreigabekriterien wird der Lieferant qualifiziert. Die Freigabekritierien können sich je nach Kritikalität bzw. Wichtigkeit des zu beschaffenden Produkts oder zu beauftragender Dienstleistung unterscheiden. Oftmals erhält der Lieferant in diesem Bezug eine Risikoklasse.
Zur Freigabe des Lieferanten kann die Erfüllung von strategischen (z.B. Unternehmensgröße des Lieferanten, ), finanziellen (z.B. Bonität des Lieferanten), technischen (z.B. Maschinenpark) und organisatorischen (z.B. Zertifizierte Managementsysteme (u.a. ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001), Geheimhaltungs- und Qualitätssicherungsvereinbarungen, Lieferantenaudit) Kriterien notwendig sein.
Die Freigabe des Lieferanten ist zu dokumentieren. Nach Freigabe des Lieferanten kann beim Lieferanten angefragt und/oder bestellt werden.
Tipp: Onboarding von neuen Lieferanten
Wie neue Mitarbeiter, sollten auch neue Lieferanten in grundlegende Informationen zum Unternehmen eingeführt werden. Dies kann z.B. durch Bereitstellung einer Checkliste mit entsprechenden Informationen erfolgen. Onboarding ist auch ein wesentlicher Teil der Lieferantenentwicklung. Siehe dazu weitere Informationen im Abschnitt Lieferantenentwicklung.
Beispiel: Ansteuern der Lieferantenmanagementprozesse über den Lieferantenstamm in trustkey.
Der Lieferant hat die ersten Aufträge erhalten. Mit der Lieferantenbewertung wird die Leistung des Lieferanten untersucht. Es wird die erbrachte Leistung mit der (in Anfragen/Bestellungen/Verträgen und mitgeltenden wirtschaftlichen, technischen und organisatorischen Dokumenten) vereinbarten Leistung.
Typische Kriterien der Lieferantenbewertung sind:
Die einzelnen Kriterien werden gewichtet. Der Grad der Erfüllung multipliziert mit dem Gewicht des Kriteriums ergibt dann die gewichtete Leistungsbewertung für das jeweilige Kriterium.
Beispiel:
Gesamt: 82 Punkte
Beispiel: Lieferantenbewertung in trustkey.
Für die Klassifizierung bietet sich folgende Faustregel an:
Lieferanten mit 80 oder mehr Punkten sind A-Lieferanten. Mit diesen Lieferanten sollten Sie die Geschäftsbeziehung intensivieren. Bei Lieferanten mit einer Punktzahl zwischen 60 und 80 Punkten – B-Lieferanten – sollten Sie prüfen, ob Sie vom Lieferanten Zusagen oder entsprechende korrektive Maßnahmen einfordern, um sich verlässlich zu verbessern. Von C-Lieferanten mit 60 oder weniger Punkten ist eine Lieferantenbeziehung schwierig. Hier sollte geprüft werden, ob nicht eine Trennung sinnvoll ist.
Tipp: Informieren Sie Ihre Lieferanten regelmäßig über Ihre Bewertung
Auf jeden Fall sollten Sie Ihre Lieferanten über das Ergebnis der Evaluation informieren. Mindestens einmal im Jahr. Nur so hat der Lieferant die Möglichkeit sich zu verbessern.
Wie bei der Personalentwicklung, können durch entsprechende geplante Maßnahmen auch Lieferanten gezielt entwickelt werden. Solche Maßnahmen können sein Beratungen, Schulungen, Konferenzen, gemeinsame Projekte oder auch finanzielle Unterstützung.
Grundsätzlich lässt sich die Lieferantenentwicklung unterscheiden zwischen präventiven Maßnahmen und korrektiven Maßnahmen.
Präventive Maßnahmen zielen darauf ab, den Lieferanten frühzeitig in Abläufe einzubinden oder Erwartungen und Informationen zu kommunizieren, um im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit Unklarheiten oder Störungen zu vermeiden. Solche Maßnahmen sind z.B. Onboarding, Bereitstellung von Standards, Schulungen, Einbindung in Planungs- und Entwicklungsprozesse oder Übermittlung von Beständen und anderen relevanten Statusinformationen.
Korrektive Maßnahmen werden angestoßen, um Problemen oder Verschlechterungen in der Bewertung entgegen zu wirken. Der Lieferant wird dann entsprechend aufgefordert geeignete Maßnahmen einzuleiten, um die Qualität wieder zu verbessern.
In diesem Zusammenhang bietet es sich an, die Lieferantenbewertung im Zeitverlauf zu betrachten. Dadurch kann eine Trendaussage abgeleitet werden: verbessert sich oder verschlechtert sich ein Lieferant. Bei kontinuierlicher Verschlechterung ist es wahrscheinlich schon vorher sinnvoll mit dem Lieferanten zu sprechen, ohne abzuwarten, ob ein entsprechender Schwellenwert erreicht wurde.
Weiterhin sollten zentrale Kennwerte wie z.B. die Reklamationsquote laufend analysiert werden. Bei laufender Überwachung kann frühzeitig reagiert werden, wenn es zu abnormalen Häufungen oder ein bestimmter Schwellenwert überschritten wird.
Beispiel: Analyse der offenen Lieferantenreklamationen in trustkey.
Auf jeden Fall sollte hier konstruktiv mit dem Lieferanten zusammengearbeitet werden, mit dem Ziel den Prozess und die Qualität wieder ins Lot zu bringen.
Trotz Bemühungen verbessert sich die Beziehung mit dem Lieferanten nicht und die Ergebnisse bleiben konstant schlecht. Ein Lieferant lässt sich aufgrund von Freigaben, Anforderungen oder auch Fachkenntnissen oftmals nicht einfach ersetzen. Die Lieferantentrennung muss geplant erfolgen mit entsprechender Prüfungen aller Auswirkungen. Am Ende darf die Liefersicherheit gegenüber dem eigenen Kunden nicht gefährdet werden.
Auch hier bietet sich ein entsprechendes standardisiertes Vorgehen z.B. in Form von Checklisten an, um so den mit der Lieferantentrennung verbundenen Risiken bestmöglichst entgegenzuwirken.
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