Automatisierte Dokumente mit dem Designer erstellen

Automatisierte Dokumente können einfach und effizient mit dem Designer in trustkey erstellt werden. Mit diesem Tool können Sie Vorlagen erstellen, die automatisch mit den benötigten Daten aus dem System befüllt werden, wodurch der manuelle Aufwand und die Fehleranfälligkeit reduziert werden.

Anwendungsbeispiele für die Nutzung der Dokumentenfunktion des Designers in trustkey:

• Erstellung von Compliance-Dokumenten: Im Rahmen des Compliance-Managements ist die regelmäßige Dokumentation und Berichterstattung oft verpflichtend. Mit dem Designer können Berichte zu Compliance-Checks oder Audits automatisiert erstellt und in festgelegten Abständen generiert werden. Dies erleichtert die Nachverfolgbarkeit und reduziert den Aufwand.
• Zertifikate für abgeschlossene Schulungen und Trainings: trustkey kann automatisch Zertifikate für Mitarbeiter erstellen, die bestimmte Schulungen oder Trainings erfolgreich abgeschlossen haben. Diese Zertifikate enthalten die relevanten Informationen wie den Namen des Mitarbeiters, das Schulungsthema und das Abschlussdatum und werden direkt nach dem Abschluss einer Maßnahme an den Mitarbeiter ausgegeben.
• Onboarding-Dokumente für neue Mitarbeiter: Sobald ein neuer Mitarbeiter im System angelegt wird, erstellt trustkey automatisch alle benötigten Onboarding-Dokumente, wie z. B. Datenschutzvereinbarung und Mitarbeiterhandbuch. Diese werden direkt mit den entsprechenden Informationen des neuen Mitarbeiters und befüllt und stehen zur digitalen Unterzeichnung bereit.

Datenmodel konfigurieren

1. Datenmodel anlegen: Erstellen Sie im Designer ein Datenmodell.
2. Datenfelder auswählen: Bestimmen Sie die relevanten Datenfelder, die in das Dokument eingefügt werden sollen. trustkey bietet Ihnen die Möglichkeit in Zusammenhang stehende Prozess-, Stamm- und Systemdaten beliebig zu kombinieren.
3. Verknüpfungen abrufen: Wählen Sie im Menü den Punkt „Dokumente“, um die Microsoft Word-Referenzen abzurufen, die Ihnen als Platzhalter im Word-Dokument zur Verfügung stehen.

Word-Dokument erstellen und hochladen

1. Grundstruktur festlegen: Nutzen Sie ein vorhandenes Word Dokument oder erstellen Sie ein neues Dokument und definieren Sie das Layout, das Sie für Ihre Anforderungen benötigen.
2. Platzhalter hinzufügen: Fügen Sie die in trustkey erstellten Platzhalter an den vorgesehenen Stellen hinzu. Diese Platzhalter werden später automatisch durch die Daten aus trustkey ersetzt.
3. Word-Dokument hochladen: Laden Sie das Word-Dokument unter Dokumente des Datenmodells hoch. trustkey nutzt als Basis automatisch das zuletzt hochgeladene Dokument.

Dokumentenerstellung automatisieren

1. Dokumentenerstellung aktivieren: Aktivieren Sie unter den Eigenschaften des Datenmodels die automatisierte Dokumentenerstellung.
2. Testlauf durchführen: Vor der finalen Nutzung mit Veröffentlichung des Datenmodells empfiehlt es sich, einen Testlauf durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt übernommen werden und das Layout wie gewünscht erscheint.
3. Finalisierung und Bereitstellung: Nach erfolgreicher Prüfung kann das Datenmodell mit der Vorlage freigegeben werden. Benutzer können dan automatisierte Dokumente basierend auf den Vorlagen erstellen.