In einer modernen und sicheren Arbeitsumgebung ist es unerlässlich, dass die Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten klar definiert und strikt kontrolliert werden. trustkey, das Process Execution System (PES), bietet umfassende Funktionen zur Verwaltung von Berechtigungen und Rollen, um sicherzustellen, dass jede Aktion innerhalb des Systems nur von autorisierten Benutzern durchgeführt werden kann.
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen und Rollen effektiv verwalten, um die Integrität Ihrer Geschäftsprozesse zu wahren und die Sicherheitsstandards Ihres Unternehmens zu erhöhen. Von der Erstellung spezifischer Rollenprofile bis hin zur Zuweisung individueller Benutzerrechte – wir bieten Ihnen eine detaillierte Anleitung, damit Sie trustkey optimal nutzen können.
Mitgliederrollen und Berechtigungen
Vergabe von Berechtigungen
Vergabe von Berechtigungen für Arbeitspakete
| Mitglieder | Berechtigung | Beschreibung |
| Manager | Verwalten | Manager haben alle Berechtigungen für das entsprechende Aktionspaket und können Mitglieder und Berechtigungen verwalten. |
| Empfänger | Abschließen | Empfänger haben die Berechtigung Aktionspakete abzuschließen und ihre Zuständigkeit wird im Aktionspaket angezeigt. Siehe nachfolgenden Hinweis. |
| Mitwirkender | Bearbeiten | Mitwirkende haben die Berechtigung zum Bearbeiten des Aktionspakets, können das Aktionspaket jedoch nicht abschließen. |
| Leser | Lesen | Leser können keine Änderungen am Aktionspaket vornehmen. Sie können nur die freigegebenen Inhalte lesen. |
Hinweis
Die Zuständigkeiten für Empfänger werden in der Navigation mittels deren Avatare angezeigt. Die Zuständigkeiten können auf Abschnitte und Komponenten feinjustiert werden durch die Funktion „Detaillierte Berechtigungen“.
Vergabe von Berechtigungen für Notizbücher und Wissensseiten
| Mitglieder | Berechtigung | Beschreibung |
| Manager | Verwalten | Manager haben alle Berechtigungen für das Notizbuch und die Wissensseiten und können Mitglieder und Berechtigungen verwalten. |
| Mitwirkender | Bearbeiten | Mitwirkende haben die Berechtigung zum Hinzufügen/Bearbeiten von Wissensseiten, können Wissensseiten in dem Notizbuch nicht veröffentlichen. |
| Leser | Lesen | Leser können keine Änderungen an Wissensseiten vornehmen. Sie können nur die freigegebenen Inhalte lesen. |
Vergabe von Berechtigungen für Ressourcen-Gruppen und Ressourcen
| Mitglieder | Berechtigung | Beschreibung |
| Manager | Verwalten | Manager haben alle Berechtigungen für die Ressourcengruppe sowie die zugehörigen Ressourcen und können Mitglieder und Berechtigungen verwalten. |
| Mitwirkender | Bearbeiten | Mitwirkende haben die Berechtigung zum Hinzufügen/Bearbeiten von Ressourcen. |
| Leser | Lesen | Leser können keine Änderungen an Ressourcen vornehmen. Sie können nur die freigegebenen Inhalte lesen. |
Für Mitwirkende und Leser können zusätzlich Berechtigungsstufen festgelegt werden:
| Berechtigungsstufe | Beschreibung |
| Alle | Mitwirkende und Leser können alle Ressourcen in der Übersicht sehen und alle Ressourcenkarten einer Ressourcengruppe einsehen. |
| Alle/Limitiert | Mitwirkende und Leser können alle Ressourcen in der Übersicht sehen, aber nur explizit freigegebene Ressourcenkarten öffnen. |
| Limitiert | Mitwirkende und Leser können nur explizit freigebene Ressourcen in der Übersicht sehen und Ressourcenkarten öffnen. |
Vergabe von Berechtigungen für Templates im Builder
| Mitglieder | Berechtigung | Beschreibung |
| Besitzer | Verwalten | Besitzer haben alle Berechtigungen für das Template und können Templates veröffentlichen und launchen. |
| Bearbeiter | Bearbeiten | Bearbeiter haben die Berechtigung Template im Entwurfsmodus zu bearbeiten und können veröffentlichte Templates launchen. |
| Launcher (Aktionspaket-Templates) |
Launchen | Launcher können keine Änderungen an Templates vornehmen. Sie können nur veröffentlichte Templates launchen. |
Vergleich der Berechtigungen:
| Funktion | Verwalten | Bearbeiten | Launchen |
| Layout-Manager |  |
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| Aktivitäten-Logs | |
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| Mitglieder | |
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| Verknüpfte Aktionspakete | |
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| Shortcuts hinzufügen | |
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| Duplizieren | |
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| Historie | |
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| Engagement | |
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| Einstellungen | |
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| Archivieren | |
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| Template veröffentlichen | |
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| Template launchen | |
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| Shortcut launchen | |
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Vergabe von Berechtigungen für Shortcuts im Builder
Builder
Hinweis
Damit ein Benutzer bzw. eine Gruppe einen Shortcut sieht, muss dieser bzw. diese mindestens als Launcher des übergeordneten Templates hinzugefügt sein.
| Mitglieder | Berechtigung | Beschreibung |
| Manager | Verwalten | Manager haben alle Berechtigungen für den Shortcut und können Mitglieder verwalten, Shortcuts bearbeiten und veröffentlichen, sowie veröffentlichte Shortcuts launchen. |
| Empfänger | Verantworten | Empfänger haben die Berechtigung Shortcuts zu bearbeiten sowie zu veröffentlichen und können veröffentlichte Shortcuts launchen. Ihr Zuständigkeit wird im Shortcut angezeigt. Siehe nachfolgenden Hinweis. |
| Mitwirkender | Bearbeiten | Mitwirkende haben die Berechtigung Shortcuts zu bearbeiten sowie veröffentlichte Shortcuts zu launchen. |
| Leser | Lesen | Leser können keine Änderungen an Shortcuts vornehmen. Sie können nur veröffentlichte Shortcuts launchen. |
Vergleich der Berechtigungen:
| Funktion | Verwalten | Verantworten | Bearbeiten | Lesen |
| Mitglieder | |
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| Navigation | |
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| Aktivitäten-Logs | |
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| Eigenschaften | |
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| Labels hinzufügen | |
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| Duplizieren | |
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| Launcher Automatisierung | |
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| BPMN | |
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| Dauerhaft löschen | |
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| Vorschau löschen | |
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| Workflow Automation | |
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| Komponenten vorbelegen | |
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| Shortcut veröffentlichen | |
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Hinweis
Die Zuständigkeiten für Empfänger werden in der Navigation mittels deren Avatare angezeigt. Die Zuständigkeiten können auf Abschnitte und Komponenten feinjustiert werden durch die Funktion „Detaillierte Berechtigungen“.
Launcher-Mitgliedsschaftskontrolle
In Shortcuts besteht die Möglichkeit die Mitgliedschaft für Mitglieder zu regeln, die nicht als Mitglieder bereits hinterlegt sind und erst durch das Launchen Mitglied werden sollen.
| Launcher-Mitgliedsschaftskontrolle | Berechtigung | Beschreibung |
| Deaktiviert | Keine | Nur die Mitglieder des Shortcuts werden dem Aktionspaket mit entsprechenden Berechtigungen hinzugefügt. |
| Aktiviert | Manager | Mitglieder des Shortcuts werden dem Aktionspaket hinzugefügt und der launchende Benutzer als Manager. |
| Aktiviert | Empfänger | Mitglieder des Shortcuts werden dem Aktionspaket hinzugefügt und der launchende Benutzer als Empfänger. Die Rechte können durch die Funktion „Detaillierte Berechtigungen“ feinjustiert werden. |
| Aktiviert | Mitwirkender | Mitglieder des Shortcuts werden dem Aktionspaket hinzugefügt und der launchende Benutzer als Mitwirkender. Die Rechte können durch die Funktion „Detaillierte Berechtigungen“ feinjustiert werden. |
| Aktiviert | Leser | Mitglieder des Shortcuts werden dem Aktionspaket hinzugefügt und der launchende Benutzer als Leser. Die Rechte können durch die Funktion „Detaillierte Berechtigungen“ feinjustiert werden. |
Vererbung von Berechtigungen
Vererbung beim Launchen eines Aktionspaket-Templates
Aktionspaket
Hinweis
Um ein Aktionspaket-Template launchen zu können, muss der entsprechende Benutzer Mitglied des Aktionspaket-Templates sein.
| Launch Pad | Automatisierte Befüllung der Mitglieder im Launcher |
| Launch-Funktion | Benutzer wird als Manager hinzugefügt. |
| Aktionspaket-Lookup | Mitglieder des aufrufenden Aktionspaket werden mit ihren bestehenden Berechtigungen hinzugefügt. |
| Aktionspaket-Launcher | Mitglieder des aufrufenden Aktionspaket werden mit ihren bestehenden Berechtigungen hinzugefügt. |
| Board | Mitglieder des aufrufenden Boards werden mit ihren bestehenden Berechtigungen hinzugefügt. |
Vererbung beim Launchen eines Aktionspaket-Shortcuts
Shortcut
Hinweis
Um einen Aktionspaket-Shortcut launchen zu können, muss der entsprechende Benutzer Mitglied des übergeordneten Aktionspaket-Templates sein.
| Launch Pad | Automatisierte Befüllung der Mitglieder im Launcher |
| Launch-Funktion | Im Shortcut definierte Mitglieder und Berechtigungen werden hinzugefügt. |
| Aktionspaket-Lookup | Im Shortcut definierte Mitglieder und Berechtigungen werden hinzugefügt. |
| Aktionspaket-Launcher | Im Shortcut definierte Mitglieder und Berechtigungen werden hinzugefügt. |
| Board | Im Shortcut definierte Mitglieder und Berechtigungen werden hinzugefügt. |
| Launcher-Automatisierung | Im Shortcut definierte Mitglieder und Berechtigungen werden hinzugefügt. |
Vererbung bei Aktivierung der Launcher-Mitgliedschaftskontrolle
| Lauchender Benutzer | Verhalten | Beispiel |
| Mitglied des Shortcuts mit einer „höheren Berechtigung“ | Der launchende Benutzer wird mit der im Shortcut höheren Berechtigung zum Aktionspaket hinzugefügt. | Emma ist als Manager im Shortcut definiert. Lauchende Benutzer sollen über die Launcher-MItgliedschaftskontrolle als „Mitwirkende“ hinzugefügt werden. Wenn Emma den Shortcut launched, wird sie als Manager hinzugefügt. |
| Mitglied des Shortcuts mit einer „niedrigerer Berechtigung“ | Der launchende Benutzer wird mit der mittels der Launcher-Mitgliedschaftskontrolle definierten höheren Berechtigung zum Aktionspaket hinzugefügt. | Emma ist als Mitwirkender im Shortcut definiert. Lauchende Benutzer sollen über die Launcher-MItgliedschaftskontrolle als „Empfänger“ hinzugefügt werden. Wenn Emma den Shortcut launched, wird sie als Empfänger hinzugefügt. |
| Kein Mitglied des Shortcuts | Der launchende Benutzer wird mit der mittels der Launcher-Mitgliedschaftskontrolle definierten Berechtigung zum Aktionspaket hinzugefügt.. | Emma ist kein Mitglied im Shortcut. Lauchende Benutzer sollen über die Launcher-MItgliedschaftskontrolle als „Empfänger“ hinzugefügt werden. Wenn Emma den Shortcut launched, wird sie als Empfänger hinzugefügt. |
Vererbung beim Hinzufügen von Ressourcen
Ressource
| Bearbeitungsstelle | Automatisierte Vererbung der Berechtigung |
| Ressourcengruppe | Ressource wird mit den Berechtigungen der entsprechenden Ressourcengruppe hinzugefügt. |
| Ressource-Lookup | Ressource wird mit den Berechtigungen der entsprechenden Ressourcengruppe hinzugefügt. |
Vererbung beim Hinzufügen von Wissensseiten
Wissensseite
| Bearbeitungsstelle | Automatisierte Vererbung der Berechtigung |
| Notizbuch | Wissensseite wird mit den Berechtigungen des entsprechenden Notizbuchs hinzugefügt. |
Feedback
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