Produktivität verbessern durch gute Checklisten

Was ist eine Checkliste und wozu dient sie?

Die Checkliste ist ein Kontrollinstrument mit dessen Hilfe (wiederkehrende) Reihen von Aufgaben oder Vorgänge überprüft (engl. „to check“) und sichergestellt werden können. Sie dienen als Vorgabedokument, was, von wem und wie zu tun ist als auch als Aufzeichnung, was, von wem und wie getan worden ist.

Checklisten beinhalten i.d.R. Kontrollkästchen, die Sie abhaken und bestätigen können, um den Fortschritt festzuhalten.

Welche Arten von Checklisten gibt es?

Professionelle Checklisten erleichtern das Arbeitsleben. Grundsätzlich können im Arbeitsumfeld folgende Checklisten-Archetypen unterschieden werden:

• Als To-Do-Liste für Tages- oder Projektaufgaben
• Als Arbeitsplan für tägliche, monatliche, jährliche oder situationsbedingte Organisation und Dokumentation von kritischen wiederkehrenden administrativen oder operativen Tätigkeiten (z.B. Fehlersammelkarte, Onboarding, Notfallmanagementplan) und Entscheidungen (z.B. Lieferantenfreigabe, Angebotsfreigabe, Änderungsfreigabe)
• Als Fragebogen zur Erfassung von Stammdaten (z.B. Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Betriebsmittel, Projekte, Schulungen) oder zur Bewertung von Ressourcen (z.B. Auditfragebogen, Mitarbeitergespräche, Schulungsfragebogen)

Was gehört auf eine Checkliste?

Die individuellen Inhalte, die Sie in Ihrer Checkliste organisieren, sind abhängig vom Zweck und Kontext der zu unterstützenden Arbeitsthemen.

Es gibt allerdings ein paar formale Punkte, die Sie beim Erstellen von guten Checklisten nicht vergessen sollten:

• Ein Titel, der kurz und prägnant beschreibt, um was es in der Checkliste geht
• Ein Datum, um zu sehen, wann die Checkliste erstellt worden ist
• Eine eindeutige Bezeichnung und Versionsnummer, um die Checkliste sicher von anderen Checklisten und vorangegangen Versionen der Checkliste unterscheiden zu können
• Eine Abfolge aller Inhalte, die erledigt, betrachtet oder bestätigt bzw. genehmigt werden müssen
• Felder, um die Inhalte festzuhalten bzw. um die einzelnen Punkte als bearbeitet abzuhaken
• Möglichkeit, um nachträgliche Ergänzungen hinzuzufügen oder Anmerkungen festzuhalten
• Formatierungen, um Hierarchien und Abhängigkeiten darzustellen

Warum ist eine Checkliste wichtig?

Checklisten befreien Sie davon, sich an die zu erledigenden Schritte erinnern zu müssen und vermeiden, dass Sie etwas vergessen.

Gute Checklisten:

• leiten Sie gezielt durch die zu erledigenden Aufgaben,
• fragen notwendigen Input ab,
• können terminiert werden,
• können geteilt und zugewiesen werden,
• können an den Arbeitsinhalt angepasst werden,
• können verknüpft werden und
• können nachverfolgt und ausgewertet werden.

Mit Checklisten behalten Sie jederzeit den Überblick, was wann und wo (noch) zu tun ist. Sie können durch Checklisten Arbeitsabläufe kontrollieren und dokumentieren.

Welche Vorteile hat eine Checkliste?

Checklisten verbessern zusammengefasst die Arbeitseffizienz. Die wichtigsten Vorteile von Checklisten im Einzelnen sind:

• Zeitersparnis
• Fehlerreduktion und erhöhte Arbeitssicherheit
• Sicherstellung der Aufgabenvollständigkeit – Checklisten helfen, nichts kritisches zu vergessen
• Assistenz von Mitarbeitern – Checklisten sind gerade ideal, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten und Aufgaben zu delegieren
• Dokumentation von Wissen
• Konsistenz der Arbeitsqualität.

Das Schöne an Checklisten ist, Sie behalten den Überblick und haben ein gutes Gefühl, dass Themen voran gehen.

Wie kann man Checklisten erstellen?

Checklisten lassen sich auf Papier, mit Excel, mit Word oder mit modernen Softwaresystemen erstellen, die die Nutzung von Checklisten optimal unterstützen.

Gerade moderne Softwaresysteme bieten eine Vielzahl von Automatisierungen und Vereinfachungen zum flexiblen Erstellen, Nutzen und Nachverfolgen von professionellen Checklisten. Dadurch können Checklisten gerade bei kritischen Abläufen ihre vollständigen Vorteile entfalten.