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Prozesse optimieren mit Workflow Management System

Frau mit Tablet freut sich über Ihr einfaches Workflow Management System

Mit einem Workflow Management System schaffen Sie die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung, Automatisierung und Nachverfolgung Ihrer Geschäftsprozesse. Was ist Workflow Management? Welche Vorteile hat ein Workflow Management System für Unternehmen? Wie funktioniert ein Workflow Management System? Und: Welche Workflows können digitalisiert werden? Antworten und Beispiele aus der Praxis erhalten Sie hier.

Was ist Workflow Management?

Das Workflow Management definiert, lenkt, konfiguriert, setzt um und analysiert rechnergestützte Geschäftsprozesse einer Organisation. Ziel des Workflow Management ist die optimale Gestaltung von Prozessen und Arbeitsabläufen hinsichtlich einer

  • kontrollierten Vorgangsbearbeitung,
  • einer Reduzierung der Durchlaufzeiten,
  • einer hohen Transparenz der Prozesse und
  • der Gewinnung von unternehmensrelevanten Informationen.

Kurz zusammengefasst: Geschäftsprozess – Workflow

Ein Geschäftsprozess ist eine Zusammenstellung von betrieblichen Aktivitäten. Diese manuellen, digitalen oder automatisierten Aktivitäten werden nach festgelegten Regeln auf ein definiertes Ziel hin ausgeführt und hängen über beteiligte Ressourcen (z.B. Personen, Dokumente, Maschinen, Betriebsmittel) miteinander zusammen. Eine Aktivität besteht aus zusammenhängenden Aufgaben, die von einer Ressource für einen Fall ausgeführt werden und deren Unterbrechung bzw. Aufspaltung kein sinnvolles Ergebnis liefert.

Geschäftsprozesse bestehen aus Teilen von Aktivitäten, die computergestützt ausgeführt werden, als auch auch Teilen, die ohne Computer erfolgen. Die zusammenhängenden Arbeitsschritte von Aktivitäten oder Arbeitsabläufen, die rechnergestützt durchgeführt werden, bezeichnen Workflows.

Der englische Begriff Workflow für Arbeitsabläufe vermittelt den Leichtigkeitscharakter, wie die Arbeiten fließen oder strömen, ohne ausgebremst zu werden.

Beschreibung des Zusammenhangs zwischen Geschäftsprozess und Workflow

Bild: Zusammenhang Geschäftsprozess und Workflow

Was macht ein Workflow Management System?

Digitalisierung ist in Deutschland voll im Gange, wie die Benchmark-Studie zur digitalen Transformation der Deutschen Telekom zeigt. Workflow Management Systeme verhelfen dabei schnell bei der Digitalisierung von manuellen, sich wiederholenden Arbeitsabläufen voranzukommen, um diese nachfolgend zu automatisieren.

Komplexe Abläufe werden durch Workflow Management Systeme vereinfacht, beschleunigt und nachverfolgbar und können somit Zeit und auch viel Geld sparen.

Workflow für Genehmigung mit Unterschriftenfeld

Bild: Beispiel für eine Genehmigungsworkflow in trustkey

Dauert es bei Ihnen lange bis Arbeitsvorgänge abgeschlossen werden oder sind von unterschiedlicher Qualität? Weil umständlich, weil vergessen oder weil was fehlt oder nicht richtig ist? Da sind Sie nicht alleine. Mit trustkey werden auch komplexe Vorgänge vereinfacht und schneller abgeschlossen.

Warum ein Workflow Management System?

Workflow Management Systeme sind Software-Lösungen, die u.a. über leicht zu bedienende Werkzeuge zur Umsetzung, Nachverfolgung und Analyse von Workflows verfügen. Damit können sogar Mitarbeiter:innen ohne Programmierungskenntnisse grundlegende digitale Abläufe und Dokumentationen erstellen, umsetzen und optimieren.

Workflow Management Systeme bieten im Grundsatz zahlreiche Basis-Templates an, für verbreitete und wiederkehrende Abläufe an. Diese können als Ausgangsbasis für digitale Workflows und Vorgangsbearbeitungen genutzt werden. Für die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse von Teams und Unternehmen können mit ein paar Klicks diese angepasst und ergänzt werden und neue Workflows hinzugefügt werden.

Kurz zusammengefasst: Manuell – Digital – Automatisiert

Stellen Sie sich vor, sie erfassen Fehler in der Qualitätssicherung über eine Fehlersammelkarte. Wenn Sie jetzt die leere Fehlersammelkarte ausdrucken und dann händisch ausfüllen, arbeiten Sie manuell.

Wenn Sie die Fehlersammelkarten als Dateien speichern und dann in einer Tabelle die Ergebnisse zusammenführen und auswerten, gehen Sie einen digitalen Weg.

Legen Sie die Fehlersammelkarte aber als digitales Object in einem Workflow Management System an, können Aufgaben automatisiert versandt werden, Eingaben und Freigaben dort direkt verarbeitet und nachverfolgt werden als auch Ergebnisse – wie z.B. Anzahl von Fehlern – sofort, ohne Datenübertragung ausgewertet werden.

Beispiel für manuelle, digitale und automatisierte Fehlersammelkarte

Bild: Zusammenhang Geschäftsprozess und Workflow

Das Werkzeug zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, Aktivitäten und Aufgaben ist ein Workflow Management System. Geschäftsprozesse ziehen sich über mehrere Organisationseinheiten eines Unternehmens. Um seine volle Kraft entfalten zu können, sollten Workflow Management System abteilungsübergreifend zur Verfügung stehen.

Workflow Management Systeme sind digitale Befähiger, weil sie die notwendigen betrieblichen Routinen auf Basis automatisiert umgesetzter Arbeitsabläufe konkret erleichtern. Zahlreiche Bereiche – vom Finanzmanagement bis HR-Management. Insbesondere aber Qualitätsmanagement, weil gerade in diesem Bereich alle kritischen Geschäftsprozesse zusammenlaufen.

Beispiele für Workflows im Rahmen von Qualitätsmanagement:

  • Risikomanagementplan
  • Konfigurationsmanagementplan
  • Notfallmanagementplan
  • Qualitätsmanagementplan
  • Wartungsplan
  • Checkliste zur Anfragebearbeitung
  • Checkliste zur Auftragsbearbeitung
  • Checkliste zur Lieferantenfreigabe
  • Checkliste zur Bestellfreigabe
  • Wareneingangsprüfungen und -freigaben
  • Arbeitspläne und Arbeitsanweisungen
  • Auditfragebogen und Korrekturmaßnahmen
  • Personalfragebogen
  • Projektfreigabe
  • Schulungsnachweise
  • … und viele weitere

Die meisten dieser Prozesse sind oftmals standardisiert und beschrieben, aber extrem zeitaufwändig, denn sie bestehen üblicherweise aus einer Vielzahl von Einzelschritten und Einzeldokumentationen. Je umfassender Sie diese über das Workflow Management System abbilden, zusammenfassen und automatisieren können, desto mehr Zeit gewinnen alle Beteiligten für wertgenerierende Tätigkeiten.

Kurz zusammengefasst: Strukturiert – Teil-strukturiert – Unstrukturiert

Durch den Grad der Strukturierung von Geschäftsprozessen, können diese klassifiziert werden.

Aufgaben die regelmäßig auftreten und sich in gleicher Weise wiederholen lassen sich gut automatisieren. Aktivitäten die sich zwar nicht gleicher Weise wiederholen aber von der grundsätzlichen Vorgehensweise gleichen, können als teil-strukturiert bezeichnet werden. Diese Prozesse lassen sich mittels Checklisten gut digitalisieren und teil-automatisieren. Entscheidungsfindungsprozesse hingegen lassen sich nur schwer automatisieren.

Wie funktionieren Workflow Management Systeme?

Workflow Management Systeme basieren auf Mustern mit denen Logiken beschrieben werden. Dabei können drei Arten von Mustern zur Erstellung eines Workflows unterschieden werden:

  • Kontrollflussmuster: Welche Abfolge von Aktivitäten zum Abschluss des Prozesses ist notwendig?
  • Ressourcenmuster: Wie und wann werden die einzelnen Aktivitäten den auszuführenden Ressourcen zugeordnet?
  • Datenmuster: Wie werden die Daten gespeichert, ausgetauscht, weitergegeben und wie nehmen sie Einfluss auf den Kontrollfluss?

Klingt kompliziert? Systeme mit No Code oder Low Code-Funktionen bieten dabei einen gigantischen Vorteil: mit diesen Systemen können Mitarbeiter:innen auch ohne jegliche Programmierkenntnisse qualitative Workflows gestalten. Über entsprechende Rechtevergaben, Genehmigungsprozesse und Versionisierungen können die Workflows systematisch eingeführt werden. Somit bleibt das System immer unter Kontrolle, auch bei der Beteiligung von Vielen.

So funktioniert grundsätzlich ein Workflow Management System:

  • Einzelne Aktivitäten des Workflows sorgfältig definieren und abstimmen.
  • Abfolge der Aktivitäten festlegen und mit Regeln verknüpfen (sequentielle, parallele und konditionale Prozessschritte – Kontrollflussmuster)
  • Den Aktivitäten Rollen bzw. Ressourcen zuordnen (Ressourcenmuster).
  • Die notwendige Datenunterstützung bestimmen (Datenmuster).
  • Workflow-Komponenten per Drag and Drop zum gewünschten Ablauf zusammensetzen.
  • Workflow prüfen, implementieren und nutzen.

Darüber hinaus bieten Workflow Management System die Möglichkeit:

  • Mit Workflow gesammelte Informationen auszuwerten.
  • Den Workflow an sich zu bewerten und zu verbessern.

Hier ein Beispiel, wie solche Komponenten in einem vereinfachten Beispielsprozess aus dem Lieferantenmanagement aussehen könnten:

Prozessablauf Lieferantenfreigabe

Bild: Prozessablaufdiagramm für vereinfachten Lieferantenfreigabeprozess

Die einzelnen Prozessschritte werden definiert und mit Verantwortlichkeiten hinterlegt. Diese werden in das Workflow Management System übertragen und die Ablauflogik ergänzt. Dadurch können die benötigten Informationen den handelnden Rollen wie z.B. Qualitätsmanagement, Buchhaltung oder Fachführungskraft automatisiert zur Verfügung gestellt werden. Sobald einzelne Schritte oder Aufgaben von den Rolleninhabenden erledigt sind, werden diese mit „Fortschritt“ markiert und je nach Logik weitere Schritte angestoßen. Auch Formularfelder für die workflow-relevanten Daten sowie interne und externe Informationen lassen sich einfach einbinden.

Ansicht des Builders in trustkey mit Workflow-Template
Bild: Beispiel für erstelltes Workflow-Template für die Lieferantenfreigabe

Der gesamte Ablauf kann auf einer grafischen Oberfläche angesehen und überprüft werden. Moderne Prozessplattformen bieten bei der Überwachung und Optimierung der erstellten Workflows auch eine Unterstützung durch intelligente Empfehlungen und Analysen.

In Workflow Management Systemen angelegte Workflows können leicht über die grafischen Oberflächen angepasst werden und laufende Workflows können auf den neuen Stand aktualisiert werden. Vorhandene Workflows und Best-Practices können für vergleichbar strukturierte Abläufe einfach vervielfältigt und dann individualisiert werden. Oft bieten auch Workflow Management Systeme vorkonfigurierte Templates für alle grundlegenden Arbeitsabläufe.

Worin unterscheidet sich ein Workflow Management System von einem ERP-System?

ERP (Enterprise Resource Planning)-Systeme als auch Workflow Management Systeme versprechen beide bei der Geschäftsprozessausführung (Process Execution) und deren Optimierung zu unterstützen.

Workflow Management System (WMS) Enterprise Resource Planning (ERP)
Angepasste bzw. maßgeschneiderte Prozesse Vorgefertigte Prozesse, prinzipiell für alle Funktionsbereiche eines Unternehmens
Framework, welches an den spezifischen Einsatz angepasst werden kann, unabhängig vom individuellen Anwendungsbereich Referenzmodell mit dem bevorzugten Geschäftsprozessmodellen, welches über Parametereinstellungen modifiziert werden kann
Dynamische und Ad-hoc Workflows Statische Anpassung an geänderte Geschäftsprozesse

ERP-Systeme integrieren die Abläufe verschiedener Funktionsbereiche, um sogenannte Insellösungen sowie mehrfache Datenhaltung zu vermeiden und Ressourcen im Unternehmen ganzheitlich zu verwalten. Änderungen der Prozesse außerhalb vorgegebener Parameter sind aber nur über eine spezifische Anpassung (Customizing) möglich. Damit sind verschiedene Nachteile verbunden, wie z.B. kostenintensive Anpassungs- und Wartungsprozesse.

trustkey bietet als flexibles Process Execution System die Möglichkeiten von maßgeschneiderten Kontrollflüssen in Kombination mit der benötigten Verwaltung und Einbindung von Ressourcen (z.B. Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Betriebsmittel). trustkey spart Zeit und Kosten bei der Digitalisierung als auch bei der Prozessausführung.

Funktionen für lebende Prozesse

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