Prozesse transformieren.
Mit einem Workflow Management System schaffen Sie die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung, Automatisierung und Nachverfolgung Ihrer Geschäftsprozesse. Was ist Workflow Management? Welche Vorteile hat ein Workflow Management System für Unternehmen? Wie funktioniert ein Workflow Management System? Und: Welche Workflows können digitalisiert werden? Antworten und Beispiele aus der Praxis erhalten Sie hier.
Das Workflow Management definiert, lenkt, konfiguriert, setzt um und analysiert rechnergestützte Geschäftsprozesse einer Organisation. Ziel des Workflow Management ist die optimale Gestaltung von Prozessen und Arbeitsabläufen hinsichtlich einer
Ein Geschäftsprozess ist eine systematische Abfolge von betrieblichen Aktivitäten, die zielgerichtet auf ein spezifisches Ziel ausgerichtet sind. Diese Aktivitäten können entweder manuell, digital oder automatisiert sein und folgen dabei streng festgelegten Regeln. Ferner sind sie durch die Nutzung verschiedener Ressourcen, wie beispielsweise Personen, Dokumente, Maschinen oder Betriebsmittel, miteinander verbunden. Darüber hinaus umfasst jede Aktivität mehrere eng miteinander verbundene Aufgaben, die von einer Ressource für einen bestimmten Fall durchgeführt werden. Schließlich würde das Aufteilen oder Unterbrechen dieser Aufgaben keinen sinnvollen Fortschritt erzielen, da sie tief miteinander verflochten sind.
Geschäftsprozesse setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Einige Teile der Aktivitäten werden computergestützt durchgeführt, während andere ohne computergestützte Systeme ablaufen. Die computergestützten Segmente, die mehrere zusammenhängende Arbeitsschritte umfassen, werden als Workflows bezeichnet.
Der englische Begriff „Flow“ beschreibt die Fließfähigkeit und die Effizienz der Arbeitsprozesse, die durch technologische Unterstützung optimiert werden. Dieser Begriff vermittelt ein Bild von Arbeitsschritten, die reibungslos und kontinuierlich ablaufen, ohne durch Verzögerungen oder Unterbrechungen behindert zu werden.
Bild: Zusammenhang Geschäftsprozess und Workflow
Digitalisierung ist in Deutschland voll im Gange, wie die Benchmark-Studie zur digitalen Transformation der Deutschen Telekom zeigt. Vor diesem Hintergrund helfen Workflow Management Systeme dabei, schnell bei der Digitalisierung von manuellen, sich wiederholenden Arbeitsabläufen voranzukommen, um diese nachfolgend zu automatisieren.
Letztendlich werden komplexe Abläufe durch Workflow Management Systeme vereinfacht, beschleunigt und nachverfolgbar und können somit Zeit und auch viel Geld sparen.
Mit trustkey können Sie auch komplexe Vorgänge vereinfachen und die Prozessausführung sicherstellen.
Workflow Management Systeme sind Software-Lösungen, die unter anderem über leicht zu bedienende Werkzeuge zur Entwicklung, Umsetzung, Nachverfolgung und Analyse von Workflows verfügen. Dadurch können selbst Mitarbeiter:innen ohne Programmierkenntnisse grundlegende digitale Abläufe und Dokumentationen erstellen, umsetzen und optimieren.
Zusätzlich bieten diese Systeme im Grundsatz zahlreiche Basis-Templates für verbreitete und wiederkehrende Abläufe an. Diese Templates dienen als Ausgangsbasis für digitale Workflows und Vorgangsbearbeitungen. Darüber hinaus können für die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse von Teams und Unternehmen diese Templates mit nur ein paar Klicks angepasst und ergänzt werden. Folglich ermöglicht dies das Hinzufügen und die Optimierung neuer Workflows.
Stellen Sie sich vor, Sie erfassen Fehler in der Qualitätssicherung über eine Fehlersammelkarte. Wenn Sie diese Karte nun ausdrucken und manuell ausfüllen, arbeiten Sie auf traditionelle Weise.
Doch wenn Sie die Fehlersammelkarten als digitale Dateien speichern und in einer Tabelle zusammenführen, gehen Sie einen digitalen Weg.
Noch effizienter ist es jedoch, die Fehlersammelkarten als digitale Objekte in einem Workflow Management System anzulegen. Dadurch können Aufgaben automatisiert versandt, Eingaben und Freigaben direkt verarbeitet und nachverfolgt werden. Ergebnisse wie die Anzahl von Fehlern können sofort und ohne Datenübertragung ausgewertet werden.
Mit einem digitalen Workflow Management System optimieren Sie nicht nur Ihre Qualitätssicherung, sondern vereinfachen auch den Prozessablauf und sparen wertvolle Zeit.
Ein leistungsfähiges Werkzeug zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, Aktivitäten und Aufgaben ist ein Workflow Management System (WMS). Geschäftsprozesse erstrecken sich oft über verschiedene Organisationseinheiten eines Unternehmens. Um ihre volle Wirksamkeit zu entfalten, sollten Workflow Management Systeme abteilungsübergreifend zur Verfügung stehen.
Workflow Management Systeme sind digitale Enabler, die betriebliche Routinen mithilfe automatisierter Arbeitsabläufe effektiv erleichtern. Sie finden in zahlreichen Bereichen Anwendung, von Finanz- bis hin zum HR-Management. Besonders im Qualitätsmanagement, wo alle kritischen Geschäftsprozesse zusammenlaufen, entfalten sie ihre Stärke.
Hier sind einige Beispiele für Workflows im Qualitätsmanagement:
Diese Prozesse sind oft standardisiert und dokumentiert, jedoch auch zeitaufwändig, da sie aus zahlreichen Einzelschritten und Dokumentationen bestehen. Durch die Abbildung, Zusammenfassung und Automatisierung dieser Prozesse mittels Workflow Management Systemen können alle Beteiligten mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten gewinnen.
Geschäftsprozesse können aufgrund ihres Strukturierungsgrades hinsichtlich ihres Automatisierungspotenzials eingeteilt werden.
Erstens lassen sich strukturierte Aufgaben, die regelmäßig auftreten und sich in gleicher Weise wiederholen, effektiv automatisieren. Zweitens können Aktivitäten, die sich zwar nicht identisch wiederholen, jedoch eine ähnliche grundsätzliche Vorgehensweise aufweisen, als teil-strukturiert bezeichnet werden. Diese Prozesse lassen sich durch den Einsatz von Checklisten gut digitalisieren und teilweise automatisieren.
Drittens gibt es Prozesse wie Verhandlungen, kreative Prozesse und strategische Planungen, die eine hohe Flexibilität und menschliche Urteilsfähigkeit erfordern. Diese weniger strukturierten Prozesse sind schwieriger zu automatisieren. Allerdings bietet die Künstliche Intelligenz eine vielversprechende Technologie zur Unterstützung auch dieser komplexeren Aufgaben.
Workflow Management Systeme basieren auf definierten Mustern, mit denen Prozesslogiken beschrieben werden können. Bei der Erstellung eines Workflows können drei Hauptarten von Mustern unterschieden werden:
Klingt das kompliziert? Systeme mit No-Code- oder Low-Code-Funktionen bieten einen erheblichen Vorteil: Mit diesen Systemen können auch Mitarbeiter:innen ohne Programmierkenntnisse hochwertige Workflows gestalten. Über entsprechende Rechtevergaben, Genehmigungsprozesse und Versionierungen können die Workflows systematisch implementiert werden. Dies gewährleistet, dass das System auch bei der Beteiligung vieler Personen unter Kontrolle bleibt.
So funktioniert grundsätzlich ein Workflow Management System:
Workflow Management Systeme bieten darüber hinaus die Möglichkeit, mit dem Workflow gesammelte Informationen auszuwerten und den Workflow selbst zu bewerten und zu verbessern.
Hier ein Beispiel, wie diese Komponenten in einem vereinfachten Prozess aus dem Lieferantenmanagement genutzt werden könnten:
Bild: Prozessablaufdiagramm für vereinfachten Lieferantenfreigabeprozess
Zunächst werden die einzelnen Prozessschritte definiert und mit entsprechenden Verantwortlichkeiten versehen. Diese Informationen werden anschließend in das Workflow Management System eingepflegt, wobei die spezifische Ablauflogik ergänzt wird. Auf diese Weise können notwendige Informationen automatisch den verantwortlichen Rollen, wie zum Beispiel dem Qualitätsmanagement, der Buchhaltung oder der Fachführungskraft, zur Verfügung gestellt werden.
Sobald die Rolleninhaber die ihnen zugewiesenen Schritte oder Aufgaben abgeschlossen haben, werden diese im System als „Fortschritt“ markiert. Abhängig von der definierten Logik des Workflows, werden daraufhin weitere notwendige Schritte automatisch initiiert. Darüber hinaus ermöglicht das System eine nahtlose Integration von Formularfeldern für workflow-relevante Daten sowie den Einbezug interner und externer Informationen.
Der gesamte Ablauf eines Workflows kann auf einer grafischen Oberfläche angesehen und überprüft werden. Moderne Prozessplattformen erleichtern nicht nur die Überwachung, sondern unterstützen auch die Optimierung der erstellten Workflows durch intelligente Empfehlungen und Analysen. Diese Funktionen ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesseffizienz.
In Workflow Management Systemen können bereits angelegte Workflows einfach über die grafischen Oberflächen angepasst werden. Laufende Workflows lassen sich ebenfalls schnell auf den neuesten Stand bringen. Für ähnlich strukturierte Abläufe können vorhandene Workflows und bewährte Verfahren (Best-Practices) leicht dupliziert und anschließend individualisiert werden. Zudem bieten viele Workflow Management Systeme vorkonfigurierte Templates für alle grundlegenden Arbeitsabläufe an, was die Implementierung und Anpassung weiter vereinfacht.
ERP (Enterprise Resource Planning)-Systeme als auch Workflow Management Systeme versprechen beide bei der Geschäftsprozessausführung (Process Execution) und deren Optimierung zu unterstützen.
| Workflow Management System (WfMS) | Enterprise Resource Planning (ERP) |
| Angepasste bzw. maßgeschneiderte Prozesse | Vorgefertigte Prozesse, prinzipiell für alle Funktionsbereiche eines Unternehmens |
| Framework, welches an den spezifischen Einsatz angepasst werden kann, unabhängig vom individuellen Anwendungsbereich | Referenzmodell mit dem bevorzugten Geschäftsprozessmodellen, welches über Parametereinstellungen modifiziert werden kann |
| Dynamische und Ad-hoc Workflows | Statische Anpassung an geänderte Geschäftsprozesse |
ERP-Systeme sind darauf ausgerichtet, die Abläufe verschiedener Funktionsbereiche innerhalb eines Unternehmens zu integrieren. Sie zielen darauf ab, Insellösungen zu eliminieren und Mehrfachdatenhaltungen zu vermeiden, um die Ressourcen ganzheitlich zu verwalten. Änderungen an Prozessen innerhalb dieser Systeme sind jedoch nur durch spezifisches Customizing möglich, das außerhalb vorgegebener Parameter liegt. Diese Anpassungen sind oft mit verschiedenen Nachteilen verbunden, darunter hohe Kosten für Implementierung, Anpassung und Wartung.
trustkey bietet als Process Execution System eine innovative Alternative. Es ermöglicht die Nutzung von maßgeschneiderten Kontrollflüssen, die in Kombination mit der erforderlichen Verwaltung und Integration von Ressourcen wie Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Betriebsmitteln effizient gestaltet werden können. trustkey zielt darauf ab, Zeit und Kosten bei der Digitalisierung zu sparen und generiert gleichzeitig eine zentrale Datenbasis, die die Informationsverwaltung vereinfacht. Mit seiner prozessorientierten und flexiblen Struktur bietet trustkey eine effektive Lösung, die sich von traditionellen, komplexen ERP-Systemen abhebt.
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