Digitaler 8D-Report zur schnelleren Verbesserung

Anhand des 8D-Report Template in trustkey erklären wir die Vorgehensweise der 8D-Methode.

Die 8D-Methode dient zur gesteuerten Ermittlung von Fehlerursachen und der zu ergreifenden Maßnahmen bei nichtkonformen Ergebnissen. Die 8D-Methode auf der der 8D-Report basiert beruht auf Fakten-, Ursachen- und Teamorientierung. Ist eine Methode die in Teams zwischen 3 und 5 Mitgliedern gemeinsam bearbeitet wird.

Inhalt:

Der 8D-Bericht ist eine Methodik zur systematischen Ermittlung von Fehlerursachen und der ergriffenen Maßnahmen im Team

Disziplin 1: Organisieren einer kleinen Gruppe von Personen als Team

In diesem Schritt erfolgt die Festlegung der Teammitglieder.

Das Team sollte möglichst aus 3 bis 5 Mitgliedern bestehen (nicht zu groß) und die Zeit, Befugnis und Kompetenz haben, um das Problem zu lösen und korrektive Maßnahmen zu implementieren.

Disziplin 2: Spezifische Problembeschreibung entwickeln

In diesem Schritt geht es darum so exakt wie möglich das Problem zu beschreiben. Dies klingt oftmals leichter als getan.

Folgende Fragen sollten bei der Problembeschreibung beantwortet werden:

• Welches Objekt zeigt den Fehler?
• Welche Abweichung ist es?
• Wo am Produkt, wo im Prozess trat das Problem auf?
• Wann trat das Problem auf (zeitlicher Ablauf / Muster): kontinuierlich oder stetig, plötzlich, periodisch / zyklisch, zufällig oder Ersttags-Abweichung?
• Wie oft trat das Problem auf (Anzahl / Häufigkeit / Muster)?

Anschließend werden Was?, Wo?, Wann? und Wie oft? zu einer einfachen und präzisen Aussage über das Objekt und die Abweichung (ohne die Ursache zu kennen) zusammengefasst.

Disziplin 3: Sofortmaßnahmen definieren, verifizieren und validieren

Sofortmaßnahmen dienen der sofortigen Schadenbegrenzung und richten sich nach den spezifischen Änderungen (Software, Dienstleistungen, Hardware, etc.).

Beispiele sind:

• Liefersperre
• Lagerbestand sperren
• Lagerbestand prüfen
• Auf Vorgängerversion der Software zurückgreifen
• Passwort zurücksetzen
• Zugriffe sperren
• etc.

Disziplin 4: Grundursache(n) identifizieren und verifizieren

Zur Identifikation von Grundursache(n) bietet sich z.B. die Verwendung der 5W(arum?)-Methode an, bei der man sich mit dem ersten „Warum“ nicht zufrieden gibt.

Disziplin 5: Korrektur- und Abstellmaßnahmen festlegen und kommunizieren

Wichtig ist hier nicht nur die Korrekturmaßnahmen zu identifizieren und zu dokumentieren. Die Maßnahmen müssen auch kommuniziert werden. Dazu bietet sich z.B. ein Umsetzungs-, Maßnahmen- oder Aktionsplan an. Auch sehr einfach in trustkey realisierbar.

Disziplin 6: Korrektur- und Abstellmaßnahmen einführen

Neben der Bestätigung der Realisierung der Maßnahmen müssen in diesem Schritt die Maßnahmen validiert werden.

Beispiele für die Validierung sind:

• Verlaufsdiagramm
• Logfiles, Dumps, Traces
• Maschinen-/Prozessfähigkeiten
• Wechselwirkungsanalysen
• Prozesskennzahlen
• Bewertung der funktionalen Sicherheit
• Sicherheitsbewertung (Zugriffssicherheit – Security)

Nach erfolgreicher Validierung der Korrektur- und Abstellmaßnahmen werden die Sofortmaßnahmen nicht mehr benötigt. Ein Weiterführen der Sofortmaßnahmen würde wichtige Ressourcen verbrauchen (unnötige Kosten verursachen).

Disziplin 7: Maßnahmen, die ein Wiederauftreten des Problems verhindern

Jetzt wird das Problem aus der übergreifenden systemischen Perspektive betrachtet. D.h. es wird die Frage beantwortet, welche Praktiken und Vorgehensweisen im System haben den Fehler und dessen Nichtaufdeckung zugelassen?

Identifizierung von nachhaltigen, übergreifenden, präventiven Maßnahmen zur:

• Verhinderung des Problems im gegenwärtigen System (Prävention, produkt-/prozessbezogen): Aktualisierung von
  • Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA)
  • Produktlenkungsplan
  • Prüfplan
  • Arbeitsanweisungen
  • etc.
• Verhinderung ähnlicher Probleme in anderen Systemen (produkt- und prozessübergreifender Wissenstransfer): Empfehlungen für systemische Verbesserungen
  • Prozesse
  • Anweisungen
  • Richtlinien
  • Formblätter
  • etc.

In trustkey ist dies ganz einfach, da man die Ergebnisse sehr schnell in einer neuen digitalen Version des jeweiligen Templates umsetzen und einführen kann.

Disziplin 8: Überprüfung der Wirksamkeit der eingeführten Maßnahmen

Dies beinhaltet die Wirksamkeitsprüfung der Maßnahmen als auch die Erarbeitung der Lessons Learned des Teamprozesses.

Und „Last but not least“: Anerkennung für das Team und einzelne Personen. Feedback an die Teammitglieder bezüglich ihrer Mitarbeit (Lob und Kritik).

trustkey ist das Multi-Tool für effizienz- und risikobewusste Unternehmen.