In einer schnelllebigen Arbeitswelt, in der Effizienz und Produktivität entscheidend sind, ist es wichtig, Tools und Methoden zu nutzen, die es uns ermöglichen, unsere Aufgaben schnell und effektiv zu erledigen. Trustkey, als No-Code-Plattform für Prozessmanagement und Automatisierung, bietet mit seinen Shortcuts genau die richtigen Werkzeuge, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen und zu optimieren. Doch was genau ist ein Shortcut in trustkey, und wie kann er Ihnen helfen, Ihre Arbeit effizienter zu gestalten? In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles, was Sie darüber wissen müssen.
Ein Shortcut in trustkey ist mehr als eine Abkürzung. Es handelt sich um ein vorausgefülltes Template, dass speziell darauf ausgelegt ist, wiederkehrende Aufgaben, Prozesse oder Workflows zu vereinfachen. Diese Shortcuts sind individuell anpassbar und können mit Automationen und Nutzerrechten versehen werden, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigen können – und alles mit minimalen Aufwand.
Kurz gesagt, ein Shortcut ist ein kraftvolles Werkzeug, das Ihnen erlaubt, komplexe Aufgaben oder Prozesse mit einem Klick zu starten, während alle notwendigen Einstellungen und Berechtigungen bereits hinterlegt sind.
In trustkey können Sie Shortcuts vielseitig einsetzen, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Hier sind einige Beispiele, wie Sie Shortcuts nutzen können:
Starten Sie mit einem Shortcut in trustkey Prozesse, die bereits mit den erforderlichen Informationen, Automationen und Berechtigungen vorausgefüllt sind. Stellen Sie sich vor, Sie müssen regelmäßig ähnliche Projekte starten oder Formulare ausfüllen – mit einem Shortcut können Sie dies mit einem Klick tun, ohne jedes Mal bei Null anfangen zu müssen.
Konfigurieren Sie Shortcuts so, dass sie automatisch bestimmte Aktionen ausführen, sobald sie gestartet werden. Beispielsweise könnte ein Shortcut automatisch eine E-Mail versenden, eine Aufgabe zuweisen oder einen Bericht generieren, ohne dass Sie diese Schritte manuell durchführen müssen.
Ein weiterer Vorteil von Shortcuts in trustkey ist die Möglichkeit, Nutzerrechte direkt zu integrieren. So können Sie sicherstellen, dass nur die berechtigten Personen Zugriff auf bestimmte Aufgaben und Informationen erhalten. Dies ist besonders nützlich in sensiblen Prozessen, bei denen Compliance entscheidend ist, oder wenn Sie die Benutzerfreundlichkeit erhöhen möchten, indem nicht relevante Felder für bestimmte Nutzer ausgeblendet werden.
trustkey-Shortcuts sind flexibel und können jederzeit angepasst werden. Wenn sich Ihr Workflow ändert oder Sie neue Automationen hinzufügen möchten, aktualisieren Sie einfach den Shortcut, ohne den gesamten Prozess neu erstellen zu müssen. Dies spart Zeit und sorgt dafür, dass Ihr Workflow immer auf dem neuesten Stand bleibt.
Die Nutzung von Shortcuts bietet Ihnen zahlreiche Vorteile:
Durch die Verwendung vorausgefüllter Templates und automatisierter Prozesse sparen Sie wertvolle Zeit und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Automationen und vorab festgelegte Nutzerrechte verringern die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und stellen sicher, dass alle Schritte korrekt ausgeführt werden.
Mit Shortcuts können Sie repetitive Aufgaben effizienter erledigen und Ihre Arbeitsabläufe optimieren.
Die Integration von Nutzerrechten in Shortcuts sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen und Tätigkeiten durchführen können.
Hier sind einige Beispiele für Shortcuts in trustkey, die zeigen, wie Sie diese Funktion nutzen können, um Prozesse zu beschleunigen und zu optimieren:
Steuern und automatisieren Sie den Prozess zur Bearbeitung von wiederkehrenden Kundenanfragen, indem Sie einen Shortcut konfigurieren, der bereits alle relevanten Kundeninformationen enthält und eine Aufgabe zur Bearbeitung der Anfrage automatisch an das zuständige Teammitglied weiterleitet.
Kontrollieren Sie die Freigabe von Dokumenten mittels eines Shortcuts, der die Dokumente an die entsprechende Abteilungen zur Prüfung und Freigabe weitergibt und dabei sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Dokumente haben und die Freigabe erteilen können.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Standardisieren Sie den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter durch einen Shortcut, der alle notwendigen Aufgaben automatisch den entsprechenden Fachabteilungen zuweist, wie z.B. IT für den Setup des Arbeitsplatzes und HR für Vertragsunterlagen.
Budgetfreigabe-Workflow
Automatisieren Sie den Freigabeprozess für Budgets. Konfigurieren Sie einen Shortcut, der sobald ein Budgetantrag gestellt wird, den Antrag automatisch an den entsprechenden Manager zur Prüfung sendet und nach Abschluss des Prozesses ein pdf mit allen Informationen generiert und im System zum Download abspeichert.
Erstellen Sie automatisiert Protokolle von wiederkehrenden Tätigkeiten oder Ereignissen, indem Sie entsprechende Shortcuts für Bestätigungen von Wartungen, Reinigungen oder Entnahmen erstellen.
Ein Shortcut in trustkey einzurichten, ist einfach:
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