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Wissen dokumentieren und teilen

Artikel · Letzte Aktualisierung: 20.06.2022

Geschäftswissen in Form von Vorgaben wie z.B. Handbüchern, Beschreibungen, Anweisungen und Richtlinien unterstützen Mitarbeiter*innen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit.

trustkey stellt Funktionen für das Festlegen, Genehmigen, Herausgeben sowie Bekanntmachen von Geschäftswissen und Informationen im Wissens-Bereich bereit.

Bereitstellen eines Wissen-Templates: So funktioniert’s

PREMIUM

Template-Besitzer

Erstellen eines Wissen-Templates

  1. Wählen Sie das Symbol Builder Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Builder zu navigieren.
  2. Wählen Sie die Aktion Template hinzufügen.
  3. Vergeben Sie einen Titel für das Template und ergänzen Sie optional eine kurze Beschreibung bzw. Zusammenfassung.
  4. Wählen Sie als Art des Templates Wissen-Template aus. Lassen Sie die Funktion Starter-Komponenten einbeziehen aktiviert. Bestätigen Sie die Eingaben mit der Aktion Erstellen.
  5. Sie werden zur Wissen-Template Entwurf Seite weitergeleitet.

Beispiel: Informationsrichtlinie

Feld Inhalt
Titel Informationsrichtlinie
Beschreibung Template zur Erstellung von Informationsrichtlinien

Tipp

trustkey vergibt automatisch jedem Template eine eindeutige Dokumenten-ID. Immer beginnend mit T. Weitere Informationen zur Dokumentenkennzeichnung in trustkey

Bearbeiten und Veröffentlichen eines Wissen-Templates

Beispiel: Informationsrichtlinie

Komponenten-Art Komponente-Titel Komponente-Beschreibung
Abschnitt Inhalt  
Text-Editor Motivation und Regelungsgegenstand Erläuterung was geregelt wird (z.B. der Umgang mit und die Wahl sicherer Passworte), warum die Regelung getroffen und welche Zielsetzung / Risikoreduktion verfolgt wird
Text-Editor Geltungsbereich Erläuterung für wen die Richtlinie relevant ist (z.B. alle Nutzer von IT-Systemen einschließlich externer Mitarbeiter, Praktikanten und IT-Dienstleister)
Text-Editor Regelung Übersichtliche Darstellung der Regelungsinhalte (z.B. Strukturierung nach technischen und organisatorischen Maßnahmen, nach Systemen oder Systemklassen)
Text-Editor Durchsetzung der Richtlinie Erläuterung welche Folgen die Missachtung der Richtlinie hat
Abschnitt Anlagen  
Datei-Anhang Dateien  

Die Entwurf-Seite besteht aus drei Bereichen: Template-Kopf, Template-Inhalt und Layout-Manager.

Was bedeutet was?

Template-Entwurf Funktion
Kopf Grundlegenden Template-Informationen
Inhalt Vorschau und Bearbeitung von Komponenten
Layout-Manager Drag- und Drop der Komponenten und Bearbeitung von Komponenten

Layout-Manager anzeigen

  1. Wählen Sie das Menü Symbol im rechten oberen Bereich und wählen Sie die Aktion Layout-Manager.
  2. Am rechten Rand ist jetzt das Fenster für den Layout-Manager geöffnet.

Abschnitt Inhalt anlegen durch Abändern des Abschnitts Demo-Bereich

  1. Als Erstes ändern wir den Titel des Abschnitts Demo-Bereich in Inhalt. Ein Abschnitt fungiert als Container für Komponenten (Weitere Informationen zu Abschnitt und Komponenten). Dazu wählen wir Inhaltsbereich das Menü Symbol rechts neben dem Titel Demo-Bereich und wählen Bearbeiten.
  2. Am rechten Rand ist jetzt das Fenster für den Abschnitt geöffnet.
  3. Passen Sie den Titel und die Beschreibung entsprechend dem Beispiel weiter unten an. Der Titel einer Komponente ist ein Pflichtfeld. Die Beschreibung ist optional. Siehe hierzu auch das Beispiel weiter unten. Bestätigen Sie die Eingaben mit der Aktion Aktualisieren.

Feld Motivation und Regelungsgegenstand anlegen durch ändern des Felds Demo-Texteditor

  1. Als Nächstes passen wir den Titel der Komponente Demo-Texteditor in Motivation und Regelungsgegenstand an. Sie können wie oben vorgehen, oder über den Layout-Manager. Bewegen Sie dazu den Cursor über die Komponente Demo-Texteditor im Layout-Manager.
  2. Wählen Sie dann, dass erscheinende  Bearbeiten Symbol aus. Passen Sie den Titel und die Beschreibung an und aktivieren Sie die Kennzeichnung Pflichtfeld. Bestätigen Sie die Änderungen mit Aktualisieren.

Feld Geltungsbereich hinzufügen durch Duplizieren eines bestehenden Felds

  1. Im nächsten Schritt ergänzen wir eine Komponente für die Angabe des Geltungsbereichs. Da wir wieder die Komponenten-Art Text-Editor für den Geltungsbereich verwenden möchten, gehen wir auf das Menü Symbol rechts neben dem Titel Motivation und Regelungsgegenstand und wählen die Aktion Duplikat. Die Komponente wird kopiert und an das Ende des Templates angehängt.
  2. Zur Bearbeitung der Komponente bewegen Sie den Cursor über die unterste Komponente im Layout-Manager. Wählen Sie dann, dass erscheinende  Bearbeiten Symbol aus. Passen Sie den Titel und die Beschreibung an und aktivieren Sie die Kennzeichnung Pflichtfeld. Bestätigen Sie die Änderungen mit Aktualisieren.
  3. Jetzt verschieben wir die Komponente Geltungsbereich nach oben. Dazu gehen wir bei der entsprechenden Komponente über das Bewegen von Komponenten Symbol bis der Cursor sich in ein Kreuz ändert. Mit der gedrückten linken Maustaste können Sie jetzt die Komponente per Drag & Drop an die gewünschte Stelle verschieben. In unserem Beispiel nach der Komponente Motivation und Regelungsgegenstand.

Felder Regelung und Durchsetzung der Richtlinie hinzufügen

  1. Es folgt die Komponente für die Regelung. Wählen Sie dazu das Komponente hinzufügen Symbol im Layout-Manager, wählen dann die Eingabefeld-Komponente Text-Editor aus und gehen wie bei der Komponente Geltungsbereich hinsichtlich Aktualisieren und Verschieben vor.
  2. Gleiches wiederholen wir für die Komponente Durchsetzung der Richtlinie.

Abschnitt Anlagen anlegen und Feld ergänzen

  1. Zum Schluss fügen Sie noch den Bereich für die Anlagen hinzu. Wählen Sie dazu das Komponente hinzufügen Symbol im Layout-Manager, wählen dann die Komponente Abschnitt aus. Vergeben Sie Titel und optional Beschreibung sowie wählen Sie das Layout aus. In diesem Fall das Layout mit einer Spalte.
  2. Ändern Sie den Titel von Demo-Dateianhang entsprechend und verschieben Sie diese Komponente in den Abschnitt Anlagen.

Aktion Veröffentlichen

  1. Nach Abschluss aller Aktivitäten kann das Template veröffentlicht werden. Wählen Sie dazu die Aktion Veröffentlichen am Ende des Templates aus. Ergänzen Sie bei Bedarf Informationen zur Version und bestätigen mit der Aktion Veröffentlichen.
  2. Sie gelangen auf die Erfolgsseite zur Bestätigung Ihrer Veröffentlichung.

Verwenden eines Wissen-Templates

PREMIUM TEAM

Template-Besitzer Template-Bearbeiter Template-Leser

Beispiel: Auszug aus einer Sicherheitsrichtlinie für mobile Endgeräte

Sicherheitsrichtlinie Mobile Endgeräte

  1. Wählen Sie das Wissens-Bereich Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Wissens-Bereich zu navigieren.
  2. Wählen Sie die Aktion Notizbuch hinzufügen.
  3. Vergeben Sie als Titel für das Notizbuch Informationssicherheitsrichtlinien und ergänzen Sie optional eine kurze Beschreibung bzw. Zusammenfassung.
  4. Wählen Sie optional ein Bild zur Kennzeichnung des Notizbuchs. Sie können ein Bild hochladen oder einfach ein Bild über die Schnittstelle bei Unsplash suchen und hinzufügen.
  5. Nach bestätigen der Eingaben durch die Aktion Erstellen gelangen Sie zur Notizbuch-Seite.
  6. Um eine Buchseite zu erstellen, wählen Sie die Aktion Seite hinzufügen, vergeben den Titel Sicherheitsrichtlinie für mobile Endgeräte und wählen als Template Informationsrichtlinie aus. Optional können Sie die Seite auch als Kapitel Seite kennzeichnen. Dies ist nützlich, um eine Vielzahl von Seiten besser gliedern zu können. Im Beispiel ist dies nicht erforderlich.
  7. Nach bestätigen der Eingaben durch die Aktion Erstellen gelangen Sie zur Entwurfsansicht der Wissens-Seite. Entsprechend dem gewählten Template können jetzt die einzelnen Felder ausgefüllt werden.
  8. Wenn alle Eingaben getätigt und geprüft worden sind und Sie über die Berechtigung verfügen, veröffentlichen Sie die Wissens-Seite mit der Aktion Veröffentlichen. Alle Mitglieder der Notizbuchs oder der einzelnen Seite werden über die Erstveröffentlichung oder Aktualisierung automatisch informiert.

Teilen eines Notizbuchs

PREMIUM TEAM

Notizbuch-Manager

  1. Wählen Sie das Wissens-Bereich Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Wissens-Bereich zu navigieren.
  2. Bewegen Sie den Cursor über das entsprechende Notizbuch und wählen Sie das Mitglieder Symbol, um die Aktion Mitglieder zu öffnen.
  3. Wählen Sie einen Benutzer oder Gruppe und legen Sie die Rolle fest und bestätigen Sie die Eingaben mit Schließen.
  4. Sie gelangen zurück zum Wissens-Bereich. Der entsprechende Benutzer oder die Gruppe haben jetzt nach Ihrer Rolle Zugang zum Notizbuch und seinen Seiten.

Tipp

Die Berechtigungen auf Notizbuch-Ebene wirken sich auf alle beinhalteten Seiten aus. So müssen nicht alle Seiten einzeln geteilt werden. Die Berechtigungen können auf Wissen-Seite-Ebene abweichend geregelt werden.
Weitere Informationen zur Vergabe von Berechtigungen

Hinweis

Wissen-Seiten können mit Gästen geteilt werden. Notizbücher nicht.

Teilen einer Wissen-Seite

PREMIUM TEAM

Wissen-Seite-Manager

  1. Wählen Sie das Wissens-Bereich Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Wissens-Bereich zu navigieren.
  2. Nutzen Sie die Filter, um das entsprechende Notizbuch auszuwählen und öffnen dieses über den Titel-Link. Sie gelangen zur Notizbuch-Seite.
  3. Verwenden Sie wiederum die Filter, um die entsprechende Wissen-Seite auszuwählen und öffnen diese ebenfalls über den Titel-Link. Die Wissen-Seite ist jetzt offen.
  4. Wählen Sie das Menü Symbol im rechten oberen Bereich und wählen Sie die Aktion Mitglieder.
  5. Nutzen Sie die Aktion Einladen.
  6. Wählen Sie einen Benutzer oder Gruppe aus und wählen dann die Berechtigung.
  7. Um den Benutzer oder die Gruppe über den Zugriff zu informieren, wählen Sie die Aktion Nachricht verfassen.
  8. Geben Sie die entsprechende Nachricht ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der Aktion Nachricht senden.
  9. Der Benutzer oder die Mitglieder der Gruppe erhalten eine E-Mail über den gewährten Zugriff mit Ihrer Nachricht.

Tipp

Gäste können eingeladen werden über die Aktion Gast einladen. Gäste können nur auf die geteilte Wissens-Seite zugreifen.

Teilen eines Wissen-Templates

PREMIUM

Template-Besitzer
  1. Wählen Sie das Symbol Builder Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Builder zu navigieren.
  2. Suchen Sie das entsprechende Template, wählen Sie auf der rechten Seite die Aktion Anzeigen.
  3. Auf der Template-Seite wählen Sie das Menü Symbol im rechten oberen Bereich und wählen Sie die Aktion Mitglieder.
  4. Vergeben Sie die gewünschten Berechtigungen durch Auswahl der Benutzer und Gruppen je Berechtigung bzw. Rolle und bestätigen Sie die Auswahl durch die Aktion Schließen.
  5. Sie gelangen zurück zur Template-Seite.

Aktualisierung einer Wissens-Seite

PREMIUM TEAM

Wissen-Seite-Manager
  1. Wählen Sie das Wissens-Bereich Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Wissens-Bereich zu navigieren.
  2. Nutzen Sie die Filter, um das entsprechende Notizbuch auszuwählen und über den Titel-Link zu öffnen.
  3. Auf der Notizbuch-Seite nutzen Sie wiederum die Filter, um die entsprechende Wissen-Seite auszuwählen und öffnen diese ebenfalls über den Titel-Link. Sie gelangen zur Wissen-Seite.
  4. Wählen Sie das Menü Symbol im rechten oberen Bereich und verwenden Sie die Aktion Bearbeiten. Somit gelangen Sie zur Entwurfsansicht der Wissen-Seite.
  5. Sie können jetzt die Wissen-Seite bearbeiten.
  6. Wenn alle Änderungen getätigt und geprüft worden sind und Sie über die Berechtigung verfügen, veröffentlichen Sie die Wissen-Seite mit der Aktion Veröffentlichen. Alle Mitglieder der Notizbuchs oder der einzelnen Seite werden über die Aktualisierung automatisch informiert.

Aktualisierung eines Wissen-Templates

PREMIUM

Template-Besitzer

  1. Wählen Sie das Symbol Builder Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Builder zu navigieren.
  2. Nutzen Sie die Filter, um das entsprechende Template auszuwählen. Verwenden Sie auf der rechten Seite des entsprechenden Templates das Menü Symbol und wählen die Aktion Neue Version hinzufügen. Sie gelangen zur Entwurfsansicht des Templates.
  3. Führen Sie jetzt die gewünschten Änderungen durch.
  4. Nach Abschluss aller Aktivitäten kann das Template wieder veröffentlicht werden. Wählen Sie dazu die Aktion Veröffentlichen am Ende des Templates aus. Ergänzen Sie bei Bedarf Informationen zur Version und bestätigen mit der Aktion Veröffentlichen.
  5. Sie gelangen auf die Erfolgsseite zur Bestätigung Ihrer Veröffentlichung.

Hinweis

Wenn eine auf Basis des aktualisierten Wissen-Templates erstellte Wissen-Seite bearbeitet wird, erscheint automatisch eine Nachricht, dass eine neue Version des Templates verfügbar ist. Durch die Aktion Jetzt aktualisieren wird die Wissen-Seite auf die neuesten Vorgaben des Wissen-Templates aktualisiert. Der Inhalt bleibt dabei erhalten, mit Ausnahme, wenn die entsprechende Komponente entfernt worden ist.

Nachvollziehen von Änderungen und Freigaben

Aktivitäten werden in trustkey automatisch festgehalten, um Stände, Änderungen und Freigaben jederzeit nachvollziehen zu können. Weitere Informationen

Nachvollziehen von Änderungen der Wissen-Seite im Wissens-Bereich

PREMIUM TEAM

Wissen-Seite-Manager Wissen-Seite-Mitwirkender Wissen-Seite-Leser

  1. Wählen Sie das Wissens-Bereich Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Wissens-Bereich zu navigieren.
  2. Nutzen Sie die Filter, um das entsprechende Notizbuch auszuwählen. Klicken Sie auf den Titel-Link, um das Notizbuch zu öffnen.
  3. Als Nächstes nutzen Sie wiederum die Filter, um die entsprechende Wissen-Seite auszuwählen. Klicken Sie ebenfalls auf den Titel-Link, um die Wissen-Seite zu öffnen.
  4. Auf der Wissen-Seite wählen Sie das Menü Symbol im rechten oberen Bereich. Im sich öffnenden Menü wählen Sie die Aktion Aktivitäten Log, um sich die erfolgten Aktivitäten anzeigen zu lassen.

Nachvollziehen von Änderungen des Wissen-Templates im Builder

PREMIUM

Template-Besitzer Template-Bearbeiter Template-Leser

  1. Wählen Sie das Symbol Builder Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Builder zu navigieren.
  2. Nutzen Sie die Filter, um das entsprechende Template auszuwählen. Klicken Sie auf den Titel-Link, um das Template zu öffnen.
  3. Auf der Template-Seite wählen Sie das Menü Symbol im rechten oberen Bereich. Im sich öffnenden Menü wählen Sie die Aktion Aktivitäten Log, um sich die erfolgten Aktivitäten anzeigen zu lassen.

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