Wissen dokumentieren und teilen

Geschäftswissen in Form von Vorgaben wie z.B. Handbüchern, Beschreibungen, Anweisungen und Richtlinien unterstützen Mitarbeiter*innen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit.

trustkey stellt Funktionen für das Festlegen, Genehmigen, Herausgeben sowie Bekanntmachen von Geschäftswissen und Informationen im Wissens-Bereich bereit.

1. Wählen Sie das Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Builder zu navigieren.
2. Wählen Sie die Aktion Template hinzufügen.
3. Vergeben Sie einen Titel für das Template und ergänzen Sie optional eine kurze Beschreibung bzw. Zusammenfassung.
4. Wählen Sie als Art des Templates Wissen-Template aus. Lassen Sie die Funktion Starter-Komponenten einbeziehen aktiviert. Bestätigen Sie die Eingaben mit der Aktion Erstellen.
5. Sie werden zur Wissen-Template Entwurf Seite weitergeleitet.

Die Entwurf-Seite besteht aus drei Bereichen: Template-Kopf, Template-Inhalt und Layout-Manager.

Layout-Manager anzeigen

1. Wählen Sie das  Symbol im rechten oberen Bereich und wählen Sie die Aktion Layout-Manager.
2. Am rechten Rand ist jetzt das Fenster für den Layout-Manager geöffnet.

Abschnitt Inhalt anlegen durch Abändern des Abschnitts Demo-Bereich

1. Als Erstes ändern wir den Titel des Abschnitts Demo-Bereich in Inhalt. Ein Abschnitt fungiert als Container für Komponenten (Weitere Informationen zu Abschnitt und Komponenten). Dazu wählen wir Inhaltsbereich das Symbol rechts neben dem Titel Demo-Bereich und wählen Bearbeiten.
2. Am rechten Rand ist jetzt das Fenster für den Abschnitt geöffnet.
3. Passen Sie den Titel und die Beschreibung entsprechend dem Beispiel weiter unten an. Der Titel einer Komponente ist ein Pflichtfeld. Die Beschreibung ist optional. Siehe hierzu auch das Beispiel weiter unten. Bestätigen Sie die Eingaben mit der Aktion Aktualisieren.

Feld Motivation und Regelungsgegenstand anlegen durch ändern des Felds Demo-Texteditor

1. Als Nächstes passen wir den Titel der Komponente Demo-Texteditor in Motivation und Regelungsgegenstand an. Sie können wie oben vorgehen, oder über den Layout-Manager. Bewegen Sie dazu den Cursor über die Komponente Demo-Texteditor im Layout-Manager.
2. Wählen Sie dann, dass erscheinende  Symbol aus. Passen Sie den Titel und die Beschreibung an und aktivieren Sie die Kennzeichnung Pflichtfeld. Bestätigen Sie die Änderungen mit Aktualisieren.

Feld Geltungsbereich hinzufügen durch Duplizieren eines bestehenden Felds

1. Im nächsten Schritt ergänzen wir eine Komponente für die Angabe des Geltungsbereichs. Da wir wieder die Komponenten-Art Text-Editor für den Geltungsbereich verwenden möchten, gehen wir auf das Symbol rechts neben dem Titel Motivation und Regelungsgegenstand und wählen die Aktion Duplikat. Die Komponente wird kopiert und an das Ende des Templates angehängt.
2. Zur Bearbeitung der Komponente bewegen Sie den Cursor über die unterste Komponente im Layout-Manager. Wählen Sie dann, dass erscheinende  Symbol aus. Passen Sie den Titel und die Beschreibung an und aktivieren Sie die Kennzeichnung Pflichtfeld. Bestätigen Sie die Änderungen mit Aktualisieren.
3. Jetzt verschieben wir die Komponente Geltungsbereich nach oben. Dazu gehen wir bei der entsprechenden Komponente über das Symbol bis der Cursor sich in ein Kreuz ändert. Mit der gedrückten linken Maustaste können Sie jetzt die Komponente per Drag & Drop an die gewünschte Stelle verschieben. In unserem Beispiel nach der Komponente Motivation und Regelungsgegenstand.

Felder Regelung und Durchsetzung der Richtlinie hinzufügen

1. Es folgt die Komponente für die Regelung. Wählen Sie dazu das Symbol im Layout-Manager, wählen dann die Eingabefeld-Komponente Text-Editor aus und gehen wie bei der Komponente Geltungsbereich hinsichtlich Aktualisieren und Verschieben vor.
2. Gleiches wiederholen wir für die Komponente Durchsetzung der Richtlinie.

Abschnitt Anlagen anlegen und Feld ergänzen

1. Zum Schluss fügen Sie noch den Bereich für die Anlagen hinzu. Wählen Sie dazu das Symbol im Layout-Manager, wählen dann die Komponente Abschnitt aus. Vergeben Sie Titel und optional Beschreibung sowie wählen Sie das Layout aus. In diesem Fall das Layout mit einer Spalte.
2. Ändern Sie den Titel von Demo-Dateianhang entsprechend und verschieben Sie diese Komponente in den Abschnitt Anlagen.

Aktion Veröffentlichen

1. Nach Abschluss aller Aktivitäten kann das Template veröffentlicht werden. Wählen Sie dazu die Aktion Veröffentlichen am Ende des Templates aus. Ergänzen Sie bei Bedarf Informationen zur Version und bestätigen mit der Aktion Veröffentlichen.
2. Sie gelangen auf die Erfolgsseite zur Bestätigung Ihrer Veröffentlichung.

1. Wählen Sie das Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Wissens-Bereich zu navigieren.
2. Wählen Sie die Aktion Notizbuch hinzufügen.
3. Vergeben Sie als Titel für das Notizbuch Informationssicherheitsrichtlinien und ergänzen Sie optional eine kurze Beschreibung bzw. Zusammenfassung.
4. Wählen Sie optional ein Bild zur Kennzeichnung des Notizbuchs. Sie können ein Bild hochladen oder einfach ein Bild über die Schnittstelle bei Unsplash suchen und hinzufügen.
5. Nach bestätigen der Eingaben durch die Aktion Erstellen gelangen Sie zur Notizbuch-Seite.
6. Um eine Buchseite zu erstellen, wählen Sie die Aktion Seite hinzufügen, vergeben den Titel Sicherheitsrichtlinie für mobile Endgeräte und wählen als Template Informationsrichtlinie aus. Optional können Sie die Seite auch als Kapitel Seite kennzeichnen. Dies ist nützlich, um eine Vielzahl von Seiten besser gliedern zu können. Im Beispiel ist dies nicht erforderlich.
7. Nach bestätigen der Eingaben durch die Aktion Erstellen gelangen Sie zur Entwurfsansicht der Wissens-Seite. Entsprechend dem gewählten Template können jetzt die einzelnen Felder ausgefüllt werden.
8. Wenn alle Eingaben getätigt und geprüft worden sind und Sie über die Berechtigung verfügen, veröffentlichen Sie die Wissens-Seite mit der Aktion Veröffentlichen. Alle Mitglieder der Notizbuchs oder der einzelnen Seite werden über die Erstveröffentlichung oder Aktualisierung automatisch informiert.

1. Wählen Sie das Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Wissens-Bereich zu navigieren.
2. Bewegen Sie den Cursor über das entsprechende Notizbuch und wählen Sie das Symbol, um die Aktion Mitglieder zu öffnen.
3. Wählen Sie einen Benutzer oder Gruppe und legen Sie die Rolle fest und bestätigen Sie die Eingaben mit Schließen.
4. Sie gelangen zurück zum Wissens-Bereich. Der entsprechende Benutzer oder die Gruppe haben jetzt nach Ihrer Rolle Zugang zum Notizbuch und seinen Seiten.

1. Wählen Sie das Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Wissens-Bereich zu navigieren.
2. Nutzen Sie die Filter, um das entsprechende Notizbuch auszuwählen und öffnen dieses über den Titel-Link. Sie gelangen zur Notizbuch-Seite.
3. Verwenden Sie wiederum die Filter, um die entsprechende Wissen-Seite auszuwählen und öffnen diese ebenfalls über den Titel-Link. Die Wissen-Seite ist jetzt offen.
4. Wählen Sie das Symbol im rechten oberen Bereich und wählen Sie die Aktion Mitglieder.
5. Nutzen Sie die Aktion Einladen.
6. Wählen Sie einen Benutzer oder Gruppe aus und wählen dann die Berechtigung.
7. Um den Benutzer oder die Gruppe über den Zugriff zu informieren, wählen Sie die Aktion Nachricht verfassen.
8. Geben Sie die entsprechende Nachricht ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der Aktion Nachricht senden.
9. Der Benutzer oder die Mitglieder der Gruppe erhalten eine E-Mail über den gewährten Zugriff mit Ihrer Nachricht.

1. Wählen Sie das Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Builder zu navigieren.
2. Suchen Sie das entsprechende Template, wählen Sie auf der rechten Seite die Aktion Anzeigen.
3. Auf der Template-Seite wählen Sie das Symbol im rechten oberen Bereich und wählen Sie die Aktion Mitglieder.
4. Vergeben Sie die gewünschten Berechtigungen durch Auswahl der Benutzer und Gruppen je Berechtigung bzw. Rolle und bestätigen Sie die Auswahl durch die Aktion Schließen.
5. Sie gelangen zurück zur Template-Seite.

1. Wählen Sie das Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Wissens-Bereich zu navigieren.
2. Nutzen Sie die Filter, um das entsprechende Notizbuch auszuwählen und über den Titel-Link zu öffnen.
3. Auf der Notizbuch-Seite nutzen Sie wiederum die Filter, um die entsprechende Wissen-Seite auszuwählen und öffnen diese ebenfalls über den Titel-Link. Sie gelangen zur Wissen-Seite.
4. Wählen Sie das Symbol im rechten oberen Bereich und verwenden Sie die Aktion Bearbeiten. Somit gelangen Sie zur Entwurfsansicht der Wissen-Seite.
5. Sie können jetzt die Wissen-Seite bearbeiten.
6. Wenn alle Änderungen getätigt und geprüft worden sind und Sie über die Berechtigung verfügen, veröffentlichen Sie die Wissen-Seite mit der Aktion Veröffentlichen. Alle Mitglieder der Notizbuchs oder der einzelnen Seite werden über die Aktualisierung automatisch informiert.