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Ressourcen managen

Artikel · Letzte Aktualisierung: 06.06.2022

Durch das Add-On Ressourcen können Sie Stammdaten für Stakeholder, Betriebsmittel, Infrastruktur, Informationen oder Produkte und Dienstleistungen verwalten. Diese Stammdaten können dann in die Abläufe eingebunden werden.

Management von Beispiele
Stakeholder Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden, Mitglieder, Kreditgeber, Gesellschafter, Investoren, Berater usw.
Betriebsmittel Maschinen, Werkzeuge, Mobile Endgeräte, Betriebsausstattung usw.
Infrastruktur Gebäude, Räume, Installationen usw.
Informationen Normen, Rechtskataster, Projekte, Risiken, Rollen usw.
Produkte und Dienstleistungen Produkt- und Dienstleistungskonfigurationen

Beispiel: Ressourcengruppen

Im Folgenden werden die grundlegenden Funktionen des Add-Ons Ressourcen am Beispiel der Einführung eines Lieferantenmanagements veranschaulicht.

So geht das Erstellen eines Ressourcen-Templates

RESSOURCEN PREMIUM

Template-Besitzer

Beispiel: Lieferantenmanagement

Unternehmen müssen sicherstellen, dass von externen Anbietern bereitgestellte Prozesse, Produkte und Dienstleistungen den Anforderungen entsprechen. Andernfalls entstehen Kosten und Risiken für Kunden, Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen.

Um dies zu gewährleisten, müssen Unternehmen bei Auswahl und Einsatz von externen Anbietern die damit verbundenen Risiken bestimmen und managen.

Im Folgenden wird ein grundlegendes Lieferantenmanagement erstellt, welches folgende Punkte umfasst:

  • Status
  • Allgemeine Lieferantendaten
  • Zugelassener Einsatz
  • Dokumente
  • Managementsystem
  • Lieferantenbewertung

Anlegen eines Ressourcen-Templates

Alle Templates werden in trustkey im Builder erstellt. Es ist die Template-Verwaltung und dient zum Erstellen, Veröffentlichen und Aktualisieren von Templates.

  1. Wählen Sie das Symbol Builder Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Builder zu navigieren.
  2. Nutzen Sie die Aktion Template hinzufügen.
  3. Vergeben Sie einen Titel für das Template und ergänzen Sie optional eine kurze Beschreibung bzw. Zusammenfassung.
  4. Wählen Sie als Art des Templates Ressourcen-Template aus. Deaktivieren Sie die Funktion Starter-Komponenten einbeziehen. Bestätigen Sie die Eingaben mit der Aktion Erstellen.
  5. Sie werden zur Ressourcen-Template Entwurf Seite weitergeleitet.

Tipp

trustkey vergibt automatisch jedem Template eine eindeutige Dokumenten-ID. Immer beginnend mit T. Weitere Informationen zur Dokumentenkennzeichnung in trustkey

Erstellen und Veröffentlichen eines Ressourcen-Templates

Beispiel: Lieferantenmanagement

Feld Inhalt
Titel Lieferant
Beschreibung Registerkarte zur Verwaltung von externen Anbietern / Lieferanten

Die Entwurf-Seite besteht aus drei Bereichen: Template-Kopf, Template-Inhalt und Layout-Manager.

Was bedeutet was?

Template-Entwurf Funktion
Kopf Grundlegenden Template-Informationen
Inhalt Vorschau und Bearbeitung von Komponenten
Layout-Manager Drag- und Drop der Komponenten und Bearbeitung von Komponenten

Wenn dies Ihr erstes Template ist, empfehlen wir Ihnen, zuerst den Artikel Abläufe einhalten zu lesen, da er mehr Informationen zum grundlegenden Vorgehen bei der Erstellung von Templates enthält. Im Folgenden findet sich eine verkürzte Darstellung.

Layout-Manager anzeigen

  1. Wählen Sie das Menü Symbol im rechten oberen Bereich und nutzen Sie die Aktion Layout-Manager.
  2. Am rechten Rand ist jetzt das Fenster für den Layout-Manager geöffnet.

Komponenten anlegen

  1. Wählen Sie dazu das Komponente hinzufügen Symbol im Layout-Manager, um die einzelnen Komponenten hinzufügen.
  2. Verschieben Sie die Komponenten im Layout-Manager, indem Sie mit dem Cursor bei der entsprechenden Komponente über das Bewegen von Komponenten Symbol gehen bis der Cursor sch in ein Kreuz ändert. Mit der gedrückten linken Maustaste können Sie jetzt die Komponente per Drag & Drop an die gewünschte Stelle verschieben.
  3. Zur Bearbeitung bzw. Ändern von Komponenten, wählen Sie das Menü Symbol im entsprechenden Komponentenfeld. Im sich öffnenden Menü verwenden Sie die Aktion Bearbeiten. Es öffnet sich die Bearbeitungsseite der jeweiligen Komponente.
  4. Wenn Sie eine Komponente löschen möchten, wählen Sie ebenfalls da Menü Symbol im entsprechenden Komponentenfeld. Im sich öffnenden Menü verwenden Sie die Aktion Entfernen.

Abschnitt Zulassung und Bewertung hinzufügen (Abschnitt)

  1. Abschnitt hinzufügen mit folgenden Inhalten:
    • Komponente: Abschnitt
    • Titel: Zulassung und Bewertung
    • Layout: Zwei Spalten, gleiche Breite

Feld Status hinzufügen (Optionsgruppe)

  1. Auswahlfeld Optionsgruppe hinzufügen mit folgenden Inhalten:
    • Komponente: Optionsgruppe (Auswahlfeld)
    • Titel: Status
    • Optionen: Neu, Freigegeben, Gesperrt
    • Option Freigegeben: grüner Hintergrund mit weißen Text
    • Option Gesperrt: roter Hintergrund mit weißen Text
    • Freie Texteingabe zulassen: Nicht aktiviert
    • Layout: Liste
    • Pflichtfeld: Ja
  2. Komponente verschieben in die linke Spalte des Abschnitts Allgemeine Daten.

Feld Bereich hinzufügen (Optionsgruppe)

  1. Auswahlfeld Optionsgruppe hinzufügen mit folgenden Inhalten:
    • Komponente: Optionsgruppe (Auswahlfeld)
    • Titel: Bereich
    • Optionen: Software, Hardware, IT-Dienstleistung, Recruiting, Sales, Social Media
    • Freie Texteingabe zulassen: Aktiviert
    • Layout: Liste
    • Pflichtfeld: Ja
  2. Komponente verschieben in die linke Spalte des Abschnitts Allgemeine Daten unter die Komponente Status.

Feld Risikobewertung hinzufügen (Optionsgruppe)

  1. Auswahlfeld Optionsgruppe hinzufügen mit folgenden Inhalten:
    • Komponente: Optionsgruppe (Auswahlfeld)
    • Titel: Risiko
    • Optionen: Hoch, Mittel, Niedrig
    • Option Hoch: roter Hintergrund mit weißen Text
    • Option Mittel: gelber Hintergrund mit schwarzen Text
    • Option Niedrig: grüner Hintergrund mit weißen Text
    • Freie Texteingabe zulassen: Nicht Aktiviert
    • Layout: Schaltfläche
    • Pflichtfeld: Ja
  2. Komponente verschieben in die linke Spalte des Abschnitts Allgemeine Daten unter die Komponente Status.

Abschnitt Systemdaten hinzufügen (Abschnitt)

  1. Abschnitt hinzufügen mit folgenden Inhalten:
    • Komponente: Abschnitt
    • Titel: Systemdaten
    • Layout: Zwei Spalten, gleiche Breite

Feld Vereinbarungen und Erklärungen hinzufügen (Checkliste)

  1. Auswahlfeld Checkliste hinzufügen mit folgenden Inhalten:
    • Komponente: Checkliste (Auswahlfeld)
    • Titel: Vereinbarungen und Erklärungen
    • Optionen:
      • Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)
      • Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV)
      • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
      • Datenschutzerklärung
      • Einkaufsbedingungen
  2. Komponente verschieben in die linke Spalte des Abschnitts Systemdaten.

Feld Managementsystem hinzufügen (Checkliste)

  1. Auswahlfeld Checkliste hinzufügen mit folgenden Inhalten:
    • Komponente: Checkliste (Auswahlfeld)
    • Titel: Managementsystem
    • Optionen:
      • Keines
      • Nicht zertifiziert
      • ISO 9001
      • ISO 14001
      • ISO 27001
  2. Komponente verschieben in die rechte Spalte des Abschnitts Systemdaten.

Feld Dateiablage hinzufügen (Dateianhang)

  1. Eingabefeld Dateianhang hinzufügen mit folgenden Inhalten:
    • Komponente: Dateianhang (Eingabefeld)
    • Titel: Dateiablage

Abschnitt Abläufe hinzufügen (Abschnitt)

  1. Abschnitt hinzufügen mit folgenden Inhalten:
    • Komponente: Abschnitt
    • Titel: Abläufe
    • Layout: Ein Spalte

Feld Lieferantenbewertung hinzufügen (Template-Launcher)

Der Template-Launcher ermöglicht das automatisierte Verknüpfen von Informationen in trustkey.

  1. Template-Launcher hinzufügen mit folgenden Inhalten:
    • Komponente: Template-Launcher (Automatisierung)
    • Titel: Lieferantenbewertung
    • Template: Lieferantenbewertung (Das Aktionspaket-Template muss im Vorfeld angelegt und veröffentlicht sein. Zur Anlage von Aktionspaket-Template siehe: Abläufe einhalten)
  2. Komponente verschieben in den Abschnitt Abläufe.

Aktion Veröffentlichen

  1. Nach Fertigstellung aller Aktivitäten kann das Template veröffentlicht werden. Wählen Sie dazu die Aktion Veröffentlichen am Ende des Templates aus. Ergänzen Sie bei Bedarf Informationen zur Version und bestätigen mit der Aktion Veröffentlichen.
  2. Sie gelangen auf die Erfolgsseite zur Bestätigung Ihrer Veröffentlichung.

Verwenden eines Ressourcen-Templates

PREMIUM TEAM

Template-Besitzer Template-Bearbeiter Template-Leser

Beispiel: Lieferant Zuverlässig & Gut GmbH

Feld Inhalt
Titel Zuverlässig & Gut
Status Neu
Bereich Software
Risikobewertung Hoch
Vereinbarungen und Erklärungen TOMs, Datenschutzerklärung
Managementsystem ISO 27001
Dateiablage Dateien
Lieferantenbewertung Lieferantenbewertungen

Der Ressourcen-Bereich dient zum Verwalten von Ressourcen.

Ressourcengruppe hinzufügen

  1. Wählen Sie das Ressourcen Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Ressourcen-Bereich zu navigieren.
  2. Nutzen Sie die Aktion Ressourcengruppe hinzufügen im oberen rechten Bereich, um eine Ressourcengruppe hinzuzufügen.
  3. Legen Sie das Template fest, welches Sie für die Ressourcengruppe benutzen wollen. Hinweis: Je Ressourcengruppe kann nur ein Template verwendet werden, d.h. alle Ressourcen in der Gruppe haben das gleiche Template.
  4. Wählen Sie optional ein Bild zur Kennzeichnung des Notizbuchs. Sie können ein Bild hochladen oder einfach ein Bild über die Schnittstelle bei Unsplash suchen und hinzufügen.
  5. Bestätigen Sie die Eingaben mit der Aktion Erstellen, um eine Ressourcengruppe anzulegen und auf die Übersichtsseite der Ressourcengruppe zu gelangen.

Ressource hinzufügen

  1. Nutzen Sie die Aktion Ressource hinzufügen im oberen rechten Bereich, um eine Ressource der Ressourcengruppe hinzuzufügen.
  2. Füllen Sie die Felder aus.
  3. Bestätigen Sie die Eingaben mittels des  Status: Offen Symbols. Damit werden alle Felder der entsprechenden Registerkarte geschlossen. Sie können die Karte oder das entsprechende Feld mittels des Status: Geschlossen Symbols wieder öffnen.

Beispiel: Lieferant

Was bedeutet was?

Ressourcen-Seite Symbol Beschreibung
Plus Eine Ressource zur gleichen Ressourcengruppe hinzufügen.
QR Code Einen QR-Code zur Ressourcen-Seite erzeugen.
Abschliessen Alle Felder der Ressource können aktuell bearbeitet werden. Durch Klicken des Symbols werden alle Felder geschlossen.
Status: Geschlossen Alle Felder der Ressource sind aktuell geschlossen. Durch Klicken des Symbols werden alle Felder zur Bearbeitung geöffnet.

Tipp

trustkey vergibt automatisch jeder Ressourcengruppe und jeder Ressource eine eindeutige ID. Ressourcengruppe immer beginnend mit G und Ressourcen immer beginnend mit R. Weitere Informationen zur Dokumentenkennzeichnung in trustkey

GUEST

Teilen eines Aktionspakets im Aktionspakete-Bereich

RESSOURCEN PREMIUM TEAM

Ressourcengruppe-Manager

  1. Wählen Sie das Ressourcen Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Ressourcen-Bereich zu navigieren.
  2. Nutzen Sie die Filter, um die entsprechende Ressourcengruppe auszuwählen. Über den Titel-Link der Ressourcengruppe, öffnen Sie die Ressourcengruppe-Seite.
  3. Wählen Sie das Menü Symbol im rechten oberen Bereich. Im sich öffnenden Menü wählen Sie die Aktion Mitglieder, um die Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen zu verwalten.
  4. Wählen Sie einen Benutzer oder Gruppe aus und vergeben dann die Berechtigung. Bestätigen Sie die Eingaben über die Aktion Schließen.

Teilen eines Ressourcen-Templates im Builder

RESSOURCEN PREMIUM
Template-Besitzer
  1. Wählen Sie das Symbol Builder Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Builder zu navigieren.
  2. Nutzen Sie die Filter, um das entsprechende Template auszuwählen. Verwenden Sie auf der rechten Seite die Aktion Anzeigen.
  3. Auf der Template-Seite wählen Sie das Menü Symbol im rechten oberen Bereich. Im sich öffnenden Menü wählen Sie die Aktion Mitglieder, um neue Mitglieder hinzuzufügen.
  4. Vergeben Sie die gewünschten Berechtigungen durch Auswahl der Benutzer und Gruppen je Berechtigung bzw. Rolle und bestätigen Sie die Auswahl durch die Aktion Schließen.
  5. Somit gelangen Sie zurück zur Template-Seite.

Aktualisieren eines Ressourcen-Templates im Builder

RESSOURCEN PREMIUM
Template-Besitzer
  1. Wählen Sie das Symbol Builder Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Builder zu navigieren.
  2. Nutzen Sie die Filter, um das entsprechende Template auszuwählen. Nutzen Sie das Menü Symbol auf der rechten Seite des entsprechenden Templates, um im sich öffnenden Menü die Aktion Neue Version hinzufügen auszuwählen. Sie gelangen zur Entwurfsansicht.
  3. Führen Sie jetzt die gewünschten Änderungen durch.
  4. Nach Abschluss aller Aktivitäten kann das Template wieder veröffentlicht werden. Wählen Sie dazu die Aktion Veröffentlichen am Ende des Templates aus. Ergänzen Sie bei Bedarf Informationen zur Version und bestätigen mit der Aktion Veröffentlichen.
  5. Sie gelangen auf die Erfolgsseite zur Bestätigung Ihrer Veröffentlichung.

Hinweis

Alle Ressourcen die auf Basis dieses Templates erstellt wurden, werden automatisch aktualisiert. Inhalte bleiben bestehen, solange nicht die entsprechende Komponente aus dem Template entfernt worden ist. Die Aktualisierung erfolgt sofort ohne erneute Bestätigung.

Nachvollziehen von Änderungen und Freigaben

Aktivitäten werden in trustkey automatisch festgehalten, um Stände, Änderungen und Freigaben jederzeit nachvollziehen zu können. Weitere Informationen zu Aktivitäten-Logs

Nachvollziehen von Änderungen an Ressourcen im Ressourcen-Bereich

RESSOURCEN PREMIUM TEAM

Ressourcengruppe-Manager Ressourcengruppe-Mitwirkender Ressourcengruppe-Leser

  1. Wählen Sie das Ressourcen Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Ressourcen-Bereich zu navigieren.
  2. Nutzen Sie die Filter, um die entsprechende Ressourcengruppe auszuwählen. Klicken Sie auf den Titel-Link, um die Ressourcengruppe-Seite zu öffnen.
  3. Verwenden Sie jetzt die Filter, um die entsprechende Ressource auszuwählen. Klicken Sie wiederum auf den Titel-Link, um die entsprechende Ressourcen-Seite zu öffnen.
  4. Auf der Ressourcen-Seite wählen Sie das Menü Symbol im rechten oberen Bereich. Im sich öffnenden Menü wählen Sie die Aktion Aktivitäten Log, um sich die erfolgten Aktivitäten anzeigen zu lassen.

Nachvollziehen von Änderungen des Ressourcen-Templates im Builder

PREMIUM

Template-Besitzer Template-Bearbeiter Template-Leser

  1. Wählen Sie das Symbol Builder Symbol in der linken Navigationsleiste, um zum Builder zu navigieren.
  2. Nutzen Sie die Filter, um das entsprechende Template auszuwählen. Klicken Sie auf den Titel-Link, um das Template zu öffnen.
  3. Auf der Template-Seite wählen Sie das Menü Symbol im rechten oberen Bereich. Im sich öffnenden Menü wählen Sie die Aktion Aktivitäten Log, um sich die erfolgten Aktivitäten anzeigen zu lassen.

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