State-of-the-Art der Prozessausführung

Was ist Prozessausführung?

Prozessausführung bezeichnet die tatsächliche Durchführung und Verwaltung von Geschäftsprozessen innerhalb einer Organisation. Sie umfasst alle Schritte und Aktivitäten, die notwendig sind, um einen definierten Geschäftsprozess von Anfang bis Ende zu durchlaufen. Dabei werden die geplanten Abläufe und Aufgaben in die Praxis umgesetzt, überwacht und optimiert.

Wesentliche Aspekte der Prozessausführung

Implementierung von Geschäftsprozessen:

Dies umfasst die konkrete Umsetzung der geplanten Prozesse in der täglichen Arbeit. Dazu gehört die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter oder Teams, die Nutzung von Ressourcen und die Einhaltung vorgegebener Abläufe.

Verarbeitung von Stamm- und Transaktionsdaten:

Stammdaten umfassen grundlegende Informationen über Kunden, Produkte, Lieferanten, Mitarbeiter, Betriebsmittel und andere zentrale Geschäftsobjekte, während Transaktionsdaten dynamische Informationen wie Bestellungen, Zahlungen und Lieferungen enthalten. Effiziente Prozessausführung stellt sicher, dass beide Datentypen nahtlos und genau verarbeitet werden. Dadurch werden Datenintegrität und Konsistenz gewährleistet.

Erstellung und Hinterlegung von Dokumenten:

Moderne Prozessausführung ermöglicht es Unternehmen, alle erforderlichen Dokumente wie Verträge, Berichte, Arbeitsanweisungen und Formulare effizient zu erstellen und zentral zu speichern. Dies sorgt nicht nur für eine strukturierte und leicht zugängliche Dokumentation, sondern auch für eine konsistente Verwaltung und Versionisierung der Informationen.

Automatisierung:

Ein weiterer wesentlicher Aspekt der Prozessausführung ist die Ermöglichung der Automatisierung von Prozessen. Dies reduziert manuelle Eingriffe, minimiert Fehler und erhöht die Effizienz. Beispielsweise können wiederkehrende Aufgaben automatisch ausgeführt werden, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Überwachung und Kontrolle:

Die Prozessausführung beinhaltet auch die kontinuierliche Überwachung der laufenden Prozesse, um sicherzustellen, dass sie wie geplant ablaufen. Abweichungen können identifiziert und korrigiert werden. Dies kann durch Echtzeit-Überwachung und -Berichterstattung erfolgen.

Flexibilität und Anpassung:

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Prozessausführung ist die Fähigkeit, Prozesse anzupassen und zu optimieren. Basierend auf den gesammelten Daten und Erkenntnissen können Prozesse flexibel verändert werden, um effizienter zu werden oder auf neue Anforderungen zu reagieren.

Integration:

Die Prozessausführung erfordert oft die Integration verschiedener Systeme und Abteilungen innerhalb einer Organisation. Dies stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen und Ressourcen verfügbar sind und reibungslos zusammenarbeiten.

Worin unterscheidet sich Prozessausführung von Prozessdesign?

Prozessausführung und Prozessdesign unterscheiden sich grundlegend in ihrem Fokus und ihren Zielsetzungen innerhalb des Geschäftsprozessmanagements: Während Prozessdesign die Planung und Strukturierung von Abläufen umfasst, konzentriert sich die Prozessausführung auf die tatsächliche Implementierung und Durchführung dieser geplanten Prozesse.

Worin unterscheidet sich Prozessausführung von Prozessdesign?

Prozessausführung und Prozessdesign unterscheiden sich grundlegend in ihrem Fokus und ihren Zielsetzungen innerhalb des Geschäftsprozessmanagements: Während Prozessdesign die Planung und Strukturierung von Abläufen umfasst, konzentriert sich die Prozessausführung auf die tatsächliche Implementierung und Durchführung dieser geplanten Prozesse.

Prozessdesign

Prozessausführung

Warum ist Prozessausführung für Unternehmen wichtig?

Die Prozessausführung ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, da sie direkt die Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit ihrer operativen Abläufe beeinflusst. Hier sind einige wesentliche Gründe, warum die Prozessausführung so wichtig ist:

Effizienzsteigerung

• Ressourcennutzung optimieren: Eine gut ausgeführte Prozessausführung stellt sicher, dass Ressourcen optimal genutzt werden, indem Aufgaben effizient zugewiesen und abgeschlossen werden.
• Zeitersparnis: Durch die Automatisierung und Standardisierung von Prozessen können Unternehmen Zeit sparen, die sonst für manuelle und redundante Aufgaben aufgewendet würde.

Qualitätsverbesserung

• Konsistenz und Standardisierung: Eine konsistente Ausführung von Prozessen führt zu gleichbleibender Qualität der Produkte und Dienstleistungen, was die Kundenzufriedenheit erhöht.
• Fehlerreduktion: Durch festgelegte Abläufe und Automatisierungen werden menschliche Fehler minimiert, was zu einer höheren Genauigkeit und Zuverlässigkeit führt.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

• Überwachung: Die Prozessausführung ermöglicht die Überwachung von Aktivitäten in Echtzeit, sodass Probleme sofort erkannt und behoben werden können.
• Dokumentation und Audit-Trails: Jede Aktion und Entscheidung wird dokumentiert, was die Nachverfolgbarkeit und Compliance verbessert.

Wettbewerbsvorteil

• Schnellere Markteinführung: Durch effiziente Prozessausführung können Unternehmen schneller neue Produkte und Dienstleistungen auf den Markt bringen.
• Verbesserte Kundenzufriedenheit: Höhere Qualität und Zuverlässigkeit führen zu zufriedeneren Kunden, was die Kundenbindung und den Wettbewerbsvorteil stärkt.

Innovation und kontinuierliche Verbesserung

• Datengetriebene Entscheidungen: Durch die Sammlung und Analyse von Prozessdaten können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und kontinuierlich Verbesserungen vornehmen.
• Förderung von Innovation: Effiziente Prozesse schaffen Freiräume für kreative und innovative Aufgaben, indem sie Routinearbeiten automatisieren.

Compliance und Risikomanagement

• Einhaltung von Vorschriften: Durch die Standardisierung von Prozessen können Unternehmen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen.
• Risikominimierung: Durch klar definierte Prozesse und kontinuierliche Überwachung können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und gemindert werden.

Beispiel für Prozessausführung: Freigabe von Projektabrechnungen

Die Freigabe von Projektabrechnungen ist ein kritischer Prozess, der sicherstellt, dass Projekte ordnungsgemäß abgerechnet werden und alle erbrachten Leistungen korrekt erfasst und genehmigt sind. Eine effiziente Prozessausführung hilft, Fehler zu minimieren, die Genauigkeit zu erhöhen und die Zahlungszyklen zu verkürzen. Hier ist ein Beispiel, wie die Prozessausführung für die Freigabe von Projektabrechnungen aussehen könnte:

1. Erfassung und Vorbereitung:

   • Zeiterfassung und Kostenerfassung: Projektmitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten und projektbezogenen Kosten (z. B. Materialkosten, Reisekosten) in einem Zeiterfassungs- und Kostenerfassungssystem.
   • Sammeln von Belegen: Mitarbeiter sammeln alle relevanten Belege und Dokumente, die die erfassten Kosten belegen.

2. Einreichung der Projektabrechnung:

   • Erstellung der Abrechnung: Die Projektleiter oder zuständigen Mitarbeiter erstellen eine vollständige Projektabrechnung, die alle erfassten Zeiten und Kosten zusammenfasst.
   • Überprüfung auf Vollständigkeit: Die Abrechnung wird auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft, bevor sie zur Genehmigung eingereicht wird.

3. Genehmigungsantrag:

   • Einreichung im System: Die vollständige Projektabrechnung wird im Projektmanagement- oder Abrechnungssystem zur Genehmigung eingereicht.
   • Automatische Benachrichtigung: Das System sendet eine Benachrichtigung an die zuständigen Genehmiger (z. B. Projektmanager, Abteilungsleiter), dass eine neue Abrechnung zur Prüfung vorliegt.

4. Überprüfung durch Genehmiger:

   • Detailprüfung: Die Genehmiger überprüfen die eingereichten Abrechnungen auf Genauigkeit, Übereinstimmung mit dem Projektbudget und den Vertragsbedingungen.
   • Klärung von Unstimmigkeiten: Bei Unstimmigkeiten oder Unklarheiten nehmen die Genehmiger Kontakt mit den betreffenden Mitarbeitern auf, um diese zu klären.

5. Genehmigung oder Ablehnung:

   • Freigabe: Wenn die Projektabrechnung korrekt ist, genehmigt der Genehmiger die Abrechnung im System.
   • Ablehnung und Feedback: Wenn die Abrechnung Fehler enthält, wird sie abgelehnt und der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung mit einer Erklärung und der Aufforderung zur Korrektur.

6. Weiterleitung an die Buchhaltung:

   • Automatische Weiterleitung: Nach der Genehmigung wird die Projektabrechnung automatisch an die Buchhaltungsabteilung zur weiteren Verarbeitung und Rechnungsstellung weitergeleitet.
   • Benachrichtigung: Die Buchhaltungsabteilung erhält eine Benachrichtigung über die eingegangenen, genehmigten Projektabrechnungen.

7. Verarbeitung und Rechnungsstellung:

   • Erstellung der Rechnung: Die Buchhaltung erstellt basierend auf der genehmigten Projektabrechnung eine Kundenrechnung.
   • Übermittlung der Rechnung: Die Rechnung wird an den Kunden gesendet, entweder elektronisch oder per Post.
   • Zahlungsverfolgung: Die Buchhaltung überwacht den Zahlungseingang und kümmert sich um eventuelle Mahnungen bei Zahlungsverzug.

Trends in der Prozessausführung

Die Prozessausführung entwickelt sich ständig weiter, angetrieben von technologischen Innovationen und sich ändernden Geschäftsanforderungen. Hier sind einige der wichtigsten Trends, die derzeit die Prozessausführung prägen:

Cloud-basierte Lösungen

Cloud-Technologien bieten skalierbare und flexible Lösungen für die Prozessausführung. Sie ermöglichen es Unternehmen, von überall auf ihre Systeme zuzugreifen, erleichtern die Zusammenarbeit und senken die IT-Kosten durch den Wegfall von Hardware-Investitionen.

No-Code-Plattformen

Diese Plattformen ermöglichen es auch Nutzern ohne Programmierkenntnisse, Prozesse zu erstellen und anzupassen. Dies fördert die Agilität und Innovation, da Geschäftsprozesse und Geschäftsdaten schneller und einfacher optimiert werden können.

Automatisierung

Automatisierung spielt eine zentrale Rolle in der modernen Prozessausführung.  Technologien ermöglichen es Unternehmen, repetitive und regelbasierte Aufgaben automatisiert ausführen zu lassen. Dies erhöht die Effizienz, reduziert Fehler und senkt Kosten.

Echtzeit-Datenanalyse und Business Intelligence (BI)

Moderne Prozessausführungssysteme nutzen Echtzeit-Datenanalyse und BI-Tools, um Unternehmen sofortige Einblicke in ihre Prozesse zu geben. Dies ermöglicht proaktive Entscheidungen und schnellere Anpassungen an Marktveränderungen.

Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML)

KI und ML werden zunehmend in die Prozessausführung integriert, um Prozesse intelligenter und adaptiver zu gestalten. Sie ermöglichen vorausschauende Analysen, optimieren Workflows in Echtzeit und bieten tiefere Einblicke in Prozessdaten.

Internet der Dinge (IoT)

Die Integration von IoT in die Prozessausführung ermöglicht es, Daten von vernetzten Geräten in Echtzeit zu erfassen und zu analysieren. Dies ist besonders nützlich in der Fertigung und Logistik, wo IoT die Überwachung und Optimierung von Produktionslinien und Lieferketten unterstützt.

Prozess-Mining

Prozess-Mining-Tools analysieren die Logdaten der IT-Systeme, um reale Prozessabläufe zu visualisieren und zu optimieren. Dies hilft Unternehmen, versteckte Ineffizienzen aufzudecken und ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Cybersicherheit

Mit der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung von Prozessen wächst auch die Bedeutung der Cybersicherheit. Moderne Prozessausführungssysteme integrieren fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um Daten und Prozesse vor Cyberangriffen zu schützen.

Compliance und Nachhaltigkeit

Unternehmen achten vermehrt darauf, dass ihre Prozesse nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig und gesetzeskonform sind. Prozessausführungssysteme helfen dabei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Nachhaltigkeitsziele zu verfolgen.

Diese Trends zeigen, dass die Prozessausführung immer intelligenter, vernetzter und automatisierter wird. Unternehmen, die diese Trends frühzeitig erkennen und umsetzen, können ihre Effizienz steigern, Kosten senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.

Häufige Probleme der Prozessausführung für kleine und mittlere Unternehmen

Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) stehen oft vor besonderen Herausforderungen, wenn es um die effiziente Umsetzung ihrer Geschäftsprozesse geht. Diese Probleme können die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit erheblich beeinträchtigen. Hier sind einige der häufigsten Schwierigkeiten, die KMUs bei der Prozessausführung erleben:

Ressourcenmangel

• Personal: KMUs haben oft nicht genügend Mitarbeiter, um alle Prozesse reibungslos abzuwickeln.
• Finanzen: Das Budget ist häufig knapp, was bedeutet, dass nicht für jedes einzelne Problem investiert werden kann. Stattdessen müssen Prioritäten gesetzt werden.
• Technologie: Die IT-Infrastruktur ist manchmal nicht auf dem neuesten Stand, was die Automatisierung und Optimierung von Prozessen behindert.

Fehlende Standardisierung

• Inkonsequente Abläufe: Ohne festgelegte Prozesse treten leicht Fehler und Inkonsistenzen auf, die die Effizienz mindern.
• Dokumentationslücken: Wenn Prozesse nicht ausreichend dokumentiert sind, kann es zu Missverständnissen und Fehlern kommen.

Technologiebarrieren

• Komplexität: Klassische Tools für die Prozessausführung können kompliziert sein und sind oft schwer zu implementieren.
• Integration: Unterschiedliche Systeme und Datenquellen miteinander zu verbinden, ist häufig eine Herausforderung.

Widerstand gegen Veränderungen

• Unternehmenskultur: Eine Kultur, die Veränderungen und neue Technologien skeptisch gegenübersteht, kann Verbesserungen blockieren.
• Schulung: Mitarbeiter benötigen oft Schulungen, um neue Tools effektiv nutzen zu können, was Zeit und Geld kostet.

Mangel an Expertise

• Know-how: Oft fehlt es an Fachwissen zur Prozessoptimierung, was zu ineffizienten Abläufen führt.
• Beratungskosten: Externe Berater sind teuer und oft nicht im Budget von KMUs enthalten.

Kommunikationsprobleme

• Abteilungen: Schlechte Kommunikation zwischen Abteilungen führt zu Informationssilos und ineffizienten Abläufen.
• Transparenz: Ohne klare Transparenz ist es schwierig, den Fortschritt zu überwachen und Probleme rechtzeitig zu erkennen.

Skalierbarkeitsprobleme

• Wachstum: Prozesse, die in kleinen Unternehmen gut funktionieren, sind oft nicht skalierbar.
• Flexibilität: Eingeschränkte Flexibilität bei der Anpassung von Prozessen kann das Wachstum hemmen.

Datensicherheit und Compliance

• Regulierung: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften kann kompliziert und kostspielig sein.
• Datenschutz: Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen erhöhen das Risiko von Datenverlusten und -verletzungen.

Einblick in die Welt der besseren Prozessausführung

Process Execution Systeme sind speziell für die effektive Unterstützung der Ausführung von Prozessen entwickelt. Sie gehen über traditionelle Workflow-Management-Systeme hinaus, indem sie eine umfassende Plattform bieten, die es Unternehmen ermöglicht, ihre gesamten operativen Abläufe zu verwalten, zu automatisieren und zu optimieren als auch die zugehörigen Daten und Dokumente zu zentralisieren. Von der einfachen Aufgabenverwaltung bis hin zur komplexen Prozessautomatisierung bieten PES eine Vielzahl von Funktionen, die es Organisationen ermöglichen, ihre Effizienz und Qualität zu steigern und ihre Agilität zu verbessern.

Automatisierung von Workflows in Eigenregie:

Automatisierung und Standardisierung von Prozessen durch konfigurierbare Benutzeroberflächen und Workflows in einer No-Code-Umgebung. Ohne umfangreiche IT- oder Berater-Expertise können Unternehmen eigenständig Ihre Prozesse optimieren.

Echtzeit-Überwachung:

Überwachung des Status jedes Prozesses in Echtzeit, wodurch Vorgesetzte und Teammitglieder jederzeit den aktuellen Stand einsehen können.

Arbeitsbereiche, Benachrichtigungen und Erinnerungen:

Kollaborationswerkzeuge erleichtern die Zusammenarbeit und Kommunikation. Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen für Mitarbeiter, stellen sicher, dass keine Schritte übersehen oder vergessen werden.

Datenintegrität:

Sicherstellung der Datenintegrität durch zentrale Erfassung und Speicherung von Daten und Dokumenten.

Berichterstattung und Analyse:

Erstellung von Berichten und Analysen zur Überprüfung des Prozessfortschritts, um Trends zu erkennen und die Planung und Entscheidungsfindung zu verbessern.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:

Schnelle und einfache Modifikation, Anpassung oder Erweiterung von Prozessen an veränderte oder wachsende Geschäftsanforderungen.

Fazit

Ein Process Execution System (PES) bietet KMUs eine umfassende Lösung, um ihre Prozessausführung zu optimieren. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, die Verbesserung der Standardisierung, die Zentalisierung von Daten und die Förderung einer besseren Kommunikation und Zusammenarbeit kann ein PES die Effizienz und Qualität der Geschäftsprozesse erheblich steigern. Darüber hinaus unterstützt es die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und schützt sensible Daten, was insgesamt zu einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit und Nachhaltigkeit des Unternehmens beiträgt.