In diesem Blogpost erkunden wir das Lieferantenmanagement, einen entscheidenden Faktor für die Resilienz und Effizienz Ihrer Lieferkette. Wir beantworten zentrale Fragen: Was genau versteht man unter Lieferantenmanagement? Warum ist es für jedes Unternehmen von essenzieller Bedeutung? Welche Kernbestandteile umfasst es? Und wie wird die Leistung von Lieferanten effektiv bewertet? Praktische Beispiele und erprobte Methoden bieten Ihnen wertvolle Einblicke und Hilfestellungen, um Ihr eigenes Lieferantenmanagement zu optimieren. Lesen Sie weiter, um praktische Tipps und fundiertes Wissen direkt aus der Praxis zu erhalten.
Lieferantenmanagement ist ein essenzieller Bestandteil der Betriebsführung, der die Auswahl, Verwaltung und Bewertung von Lieferanten umfasst. Das Hauptziel des Lieferantenmanagements ist der Aufbau einer starken und zuverlässigen Lieferkette, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch das Risiko minimiert. Dieser Ansatz ist für Unternehmen aller Größen von Bedeutung, da eine gut strukturierte Lieferkette unmittelbare positive Auswirkungen auf die Produktqualität, Kostenkontrolle und Kundenzufriedenheit hat.
Die systematische Auswahl und kontinuierliche Bewertung von Lieferanten helfen, Risiken zu minimieren, Probleme frühzeitig zu erkennen und Qualitätskosten zu senken. Diese proaktiven Maßnahmen sichern nicht nur die Stabilität und Qualität der Versorgungskette, sondern verstärken auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Die Pflege starker, langfristiger Beziehungen zu Lieferanten fördert eine nachhaltige Lieferfähigkeit. Diese nachhaltige Lieferfähigkeit ermöglicht es Unternehmen, sich effektiv in einem dynamischen Marktumfeld zu positionieren und weiterzuentwickeln.
Professionelles Lieferantenmanagement ist für Unternehmen zunehmend entscheidend, da es hilft, Risiken und Kosten zu reduzieren, gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen und neue Marktchancen zu erschließen. Die Bedeutung dieses Managementsystems wächst kontinuierlich angesichts mehrerer Faktoren:
Diese Entwicklungen machen ein nachhaltiges Lieferantenmanagement unabdingbar, um langfristig erfolgreich und konform mit gesetzlichen Anforderungen zu sein.
Jede unternehmerische oder betriebliche Aktivität birgt das Risiko, dass das angestrebte Ziel möglicherweise nicht erreicht wird. Ein Beispiel hierfür ist ein Kundenauftrag, der aufgrund eines Lieferantenausfalls nicht erfüllt werden kann. Ursachen hierfür können Störungen oder Abweichungen vom geplanten Ablauf oder Zustand sein, wie etwa der Verlust von Daten, Bestandsabweichungen oder hohe Mitarbeiterfluktuation.
Die zentrale Aufgabe des Risikomanagements besteht darin, sowohl die Wahrscheinlichkeit des Auftretens dieser Störungen als auch deren potenzielle Auswirkungen zu minimieren. Dies geschieht durch gezielte Maßnahmen wie Lieferantenbewertungen und -audits. Ziel des Risikomanagements ist es nicht, Risiken vollständig zu eliminieren – was oft weder möglich noch wirtschaftlich sinnvoll wäre –, sondern eine wirtschaftlich optimale Lösung zu finden. Diese Lösung basiert auf einer transparenten Kosten-Nutzen-Analyse.
Insbesondere bei Risiken von hoher Kritikalität ist es entscheidend, effektive Bewältigungsmaßnahmen einzuleiten und umzusetzen, um potenzielle Schäden zu begrenzen und die Unternehmensstabilität zu sichern.
Risiken können grundsätzlich in externe (außerbetriebliche) und interne (innerbetriebliche) Risiken unterteilt werden. Im Lieferantenmanagement lassen sich spezifische Risikokategorien identifizieren, die sowohl externe als auch interne Faktoren umfassen.
Das Lieferantenmanagement umfasst eine Reihe von kritischen Schritten, die sicherstellen, dass die Beziehungen zu Lieferanten effektiv gesteuert und optimiert werden. Diese Schritte beinhalten:
Erstens, Lieferantenidentifikation und -freigabe: Dieser Schritt umfasst die sorgfältige Auswahl potenzieller Lieferanten nach vordefinierten Kriterien und die formale Freigabe zur Aufnahme in die Lieferantenliste des Unternehmens.
Zweitens, Lieferantenbewertung und -klassifizierung: Nach der Identifikation folgt die Bewertung der Lieferanten anhand festgelegter Leistungsindikatoren. Basierend auf dieser Bewertung werden Lieferanten klassifiziert, um ihre Eignung und das Risiko für die Geschäftsbeziehung zu bestimmen.
Drittens, Lieferantenüberwachung und -entwicklung: Kontinuierliche Überwachung der Lieferantenleistung und Durchführung von Entwicklungsmaßnahmen, um die Lieferantenbeziehungen zu stärken und Verbesserungen in der Leistungserbringung zu fördern.
Und schließlich Lieferantentrennung: Sollte es notwendig werden, wird dieser Schritt ausgeführt, um die Geschäftsbeziehung zu einem Lieferanten ordnungsgemäß zu beenden. Dies kann aufgrund von Nichterfüllung der Leistungsstandards oder aufgrund strategischer Neuausrichtungen des Unternehmens erfolgen.
Im ersten Schritt muss der Lieferant entdeckt werden und die Stammdaten im System hinterlegt werden.
In diesem Kontext wird oft eine detaillierte Lieferantenauskunft eingefordert, um eine qualifizierte Entscheidung zu treffen. Basierend auf vordefinierten Freigabekriterien wird der Lieferant bewertet und qualifiziert. Diese Kriterien variieren je nach Kritikalität und Bedeutung des zu beschaffenden Produkts oder der zu beauftragenden Dienstleistung. Häufig wird dem Lieferanten aufgrund dieser Bewertung eine spezifische Risikoklasse zugewiesen.
Für die Freigabe des Lieferanten sind die Erfüllung verschiedener strategischer, finanzieller, technischer und organisatorischer Kriterien erforderlich:
Die Freigabe des Lieferanten muss sorgfältig dokumentiert werden. Nach der offiziellen Freigabe kann beim Lieferanten angefragt oder bestellt werden.
Unternehmensprozesse eingeführt werden. Dies trägt nicht nur zur Effizienz bei, sondern fördert auch die Entwicklung langfristiger und produktiver Geschäftsbeziehungen. Ein effektives Onboarding kann beispielsweise durch die Bereitstellung einer Checkliste erfolgen, die alle notwendigen Informationen zum Unternehmen, zu den Erwartungen und zu den Verfahrensweisen enthält.
Das Onboarding von Lieferanten ist zudem ein integraler Bestandteil der Lieferantenentwicklung. Es gewährleistet, dass die Lieferanten genau verstehen, was Ihre Organisation von ihnen erwartet und wie sie in die Unternehmensprozesse integriert werden. Für detailliertere Informationen zur systematischen Entwicklung Ihrer Lieferanten, beziehen Sie sich bitte auf den Abschnitt Lieferantenentwicklung.
Die Freigabe des Lieferanten muss sorgfältig dokumentiert werden. Nach der offiziellen Freigabe kann beim Lieferanten angefragt oder bestellt werden.
Nachdem der Lieferant die ersten Aufträge erhalten hat, beginnt die Phase der Lieferantenbewertung, um seine Leistung zu analysieren. Diese Bewertung vergleicht die tatsächlich erbrachte Leistung des Lieferanten mit den im Vorfeld vereinbarten Spezifikationen, die in Anfragen, Bestellungen, Verträgen sowie in den dazugehörigen wirtschaftlichen, technischen und organisatorischen Dokumenten festgehalten wurden.
Diese Kriterien werden jeweils gewichtet, um ihre Bedeutung im Gesamtkontext der Lieferantenbeziehung zu reflektieren. Der Grad der Erfüllung jedes Kriteriums wird mit dem jeweiligen Gewicht multipliziert, um eine gewichtete Leistungsbewertung zu erhalten.
Gesamtpunktzahl: 82 Punkte
Dieses Bewertungssystem ermöglicht eine objektive Einschätzung der Lieferantenleistung basierend auf definierten und gewichteten Kriterien und unterstützt Unternehmen bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich der weiteren Zusammenarbeit mit dem Lieferanten.
Zur Klassifizierung von Lieferanten bietet sich die folgende Faustregel an, die auf der Gesamtpunktzahl aus der Leistungsbewertung basiert:
Diese Klassifizierung hilft Unternehmen, ihre Lieferanten effektiv zu managen und sicherzustellen, dass sie mit den besten verfügbaren Ressourcen arbeiten. Entscheidungen basierend auf diesem System können dazu beitragen, das Risiko zu minimieren und die Gesamteffizienz der Lieferkette zu verbessern.
Wie bei der Personalentwicklung lassen sich auch Lieferanten durch gezielte Maßnahmen systematisch entwickeln. Solche Maßnahmen umfassen Beratungen, Schulungen, Konferenzen, gemeinsame Projekte und finanzielle Unterstützung, um nur einige zu nennen.
Präventive Maßnahmen dienen dazu, den Lieferanten frühzeitig in die Abläufe des Unternehmens einzubinden und klare Erwartungen sowie relevante Informationen zu kommunizieren. Dies soll dazu beitragen, Unklarheiten oder Störungen in der späteren Zusammenarbeit zu vermeiden. Beispiele für präventive Maßnahmen sind:
Korrektive Maßnahmen werden initiiert, um auf Probleme oder Verschlechterungen in der Bewertung eines Lieferanten zu reagieren. Diese Maßnahmen fordern den Lieferanten auf, geeignete Schritte zu ergreifen, um die Qualität seiner Leistungen wiederherzustellen oder zu verbessern.
Es ist sinnvoll, die Leistung der Lieferanten im Zeitverlauf zu bewerten, um Trends zu erkennen, ob sich ein Lieferant verbessert oder verschlechtert. Eine kontinuierliche Überwachung ermöglicht es, frühzeitig einzugreifen, ohne auf das Erreichen eines kritischen Schwellenwertes zu warten. Zentrale Kennwerte wie die Reklamationsquote sollten regelmäßig analysiert werden, um bei abnormalen Häufungen oder der Überschreitung von Schwellenwerten sofort reagieren zu können.
Trotz intensiver Bemühungen kann es vorkommen, dass sich die Beziehung zu einem Lieferanten nicht verbessert und die Ergebnisse dauerhaft unbefriedigend bleiben. Aufgrund spezifischer Freigaben, Anforderungen oder benötigter Fachkenntnisse lässt sich ein Lieferant jedoch oftmals nicht einfach ersetzen. Eine Trennung von einem Lieferanten muss daher sorgfältig geplant und durchgeführt werden, um alle möglichen Auswirkungen umfassend zu bewerten.
Auswirkungsanalyse: Vor der Entscheidung zur Trennung sollten alle potenziellen Auswirkungen sorgfältig geprüft werden. Dazu gehört die Bewertung der Verfügbarkeit alternativer Lieferanten und die Einschätzung möglicher Verzögerungen oder Qualitätsprobleme, die aus einem Wechsel resultieren könnten.
Sicherstellung der Liefersicherheit: Die Liefersicherheit gegenüber eigenen Kunden darf durch die Trennung nicht gefährdet werden. Es ist entscheidend, dass die Versorgungskette auch während des Übergangs zu einem neuen Lieferanten stabil bleibt.
Standardisiertes Vorgehen: Um den mit der Lieferantentrennung verbundenen Risiken effektiv zu begegnen, bietet sich ein standardisiertes Vorgehen an. Checklisten können dabei helfen, keinen wichtigen Schritt zu übersehen und sicherzustellen, dass alle notwendigen Maßnahmen getroffen werden.
Durch die Anwendung dieser systematischen Schritte kann das Risiko minimiert und der Übergang zu einem neuen Lieferanten so reibungslos wie möglich gestaltet werden.
Einige relevante Normen, die Aspekte des Lieferantenmanagements behandeln, umfassen:
ISO 9001: Diese Norm ist Teil der ISO 9000-Familie und stellt Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem eines Unternehmens. ISO 9001 beinhaltet Richtlinien für die Auswahl, Überwachung und Bewertung von Lieferanten, um sicherzustellen, dass externe Lieferungen und Dienstleistungen den Qualitätsanforderungen des Unternehmens entsprechen.
ISO 28000: Diese Norm spezifiziert die Anforderungen für ein Sicherheitsmanagementsystem einschließlich Aspekte der Lieferkette. ISO 28000 hilft Unternehmen, Sicherheitsrisiken in der Lieferkette zu bewerten und zu mindern, was indirekt die Lieferantenauswahl und -bewertung beeinflusst.
ISO 31000: Diese Norm bietet Richtlinien für das Risikomanagement, das auch in die Bewertung von Lieferanten integriert werden kann. Sie unterstützt Organisationen dabei, Risiken systematisch zu identifizieren, zu bewerten und zu steuern.
ISO 20400: Sie liefert Leitlinien für nachhaltige Beschaffung und kann dabei helfen, Lieferanten nachhaltiger zu bewerten und auszuwählen. Diese Norm betont die Bedeutung von Umwelt-, Sozial- und Governance-Kriterien bei der Auswahl und Bewertung von Lieferanten.
Diese Normen bieten Rahmenbedingungen und Empfehlungen, wie Unternehmen Lieferanten bewerten und managen sollten, einschließlich der Klassifizierung basierend auf Leistungskriterien.
Die Normen können bei dinmedia.de bezogen werden.
Die Auswahl des richtigen Tools kann die Effizienz und Wirksamkeit des Lieferantenmanagements erheblich steigern. Hier betrachten wir einige gängige Werkzeuge, die Unternehmen nutzen können, um ihre Lieferantenbeziehungen effektiv zu verwalten:
Für kleinere Unternehmen oder solche in den Anfangsstadien des Lieferantenmanagements können einfache Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel oder Google Sheets eine praktikable Lösung bieten. Sie ermöglichen das Erfassen und Analysieren von Lieferantendaten, das Verfolgen von Bestellungen und Leistungen sowie das Management von Deadlines und Vertragsverlängerungen. Allerdings sind sie in Bezug auf Funktionen zur Automatisierung und Integration begrenzt.
ERP-Systeme bieten eine integrierte Lösung, die verschiedene Aspekte des Unternehmensmanagements, einschließlich Lieferantenmanagement, abdeckt. Sie ermöglichen es, Lieferantendaten zentral zu speichern und Prozesse wie Bestellung, Lagerhaltung und Rechnungsstellung zu automatisieren. Bekannte ERP-Systeme wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics sind besonders für größere mittlere und große Unternehmen geeignet.
Diese Programme sind speziell darauf ausgerichtet, die Anforderungen des Lieferantenmanagements zu erfüllen. Sie bieten Funktionen wie Lieferantenbewertung, Risikomanagement, Vertragsmanagement und Leistungsüberwachung. Diese Tools bieten umfangreiche Funktionalitäten, die über die Möglichkeiten von ERP-Systemen hinausgehen, insbesondere in Bezug auf spezialisierte Analysen und Reporting.
Process Execution Systeme ermöglichen eine flexible und integrierte Umsetzung des Lieferantenmanagements. Sie ermöglichen nicht nur Integration und Zentralisierung der Lieferantendaten, sondern auch die Anpassung und Automatisierung komplexer Prozesse sowie individuell konfigurierbare Analysen. Diese Systeme, wie beispielsweise trustkey, bieten dynamische Benutzeroberflächen, Workflows und Datenkonfigurationen, die speziell an die Bedürfnisse und Abläufe eines Unternehmens angepasst werden können. Sie integrieren bei Bedarf nahtlos mit bestehenden Systemen (z.B. ERP) und erweitern deren Funktionalitäten durch spezifische Anpassungen und erweiterte Automatisierungsmöglichkeiten.
Sie möchten mehr über Process Execution Systeme erfahren. trustkey ist die Plattform zur Optimierung Ihrer Prozessausführung.
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