Im heutigen digitalen Umfeld ist das Management umfangreicher digitaler Inhalte und Dokumente innerhalb von Organisationen zunehmend komplex geworden. Systeme für Enterprise-Content-Management (ECM) betreten die Bühne, um diese Chaos zu ordnen und Informationsworkflows zu optimieren.
Unser Artikel taucht in die grundlegenden Bestandteile von ECM-Systemen ein und verdeutlicht dessen Rolle bei der Erfassung, Organisation, Speicherung und effizienten Abrufung digitaler Assets und Dokumente.
Darüber hinaus enthüllen wir die Vorteile von ECM-Systemen und räumen mit gängigen Mythen rund um dessen Implementierung auf. Wir erkunden auch aktuelle Trends, die ECM-Systemen formen.
Weiterhin geben wir praktische Einblicke in die Nutzung von ECM und untersuchen die damit verbundenen Kosten.
Schließlich zeigen wir Alternativen zu klassischen ECM-Systemen und vergleichen diese mit prozessbasierten Systemen.
Ein Enterprise Content Management System (ECMS) ist für Organisationen aus mehreren Gründen entscheidend.
Erstens optimiert es die Content-Management-Prozesse, ermöglicht eine effiziente Erstellung, Speicherung, Abrufung und Verteilung digitaler Assets. Diese Effizienz führt zu einer verbesserten Produktivität und reduzierten Betriebskosten. Zweitens erleichtert ECMS die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, indem es für eine ordnungsgemäße Handhabung und Aufbewahrung von Dokumenten und Aufzeichnungen sorgt. Dies verringert nicht nur rechtliche Risiken, sondern erhöht auch das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit bei Stakeholdern. Drittens fördert ECMS die Zusammenarbeit, indem es einen zentralen Zugriff auf Inhalte bietet und nahtloses Teilen und Zusammenarbeiten zwischen Teams ermöglicht. Dies fördert Innovation, Wissensaustausch und bessere Entscheidungsfindung in der gesamten Organisation.
Insgesamt liegt die Bedeutung eines ECMS in seiner Fähigkeit, Content-Management-Workflows zu optimieren, die Einhaltung sicherzustellen und die Zusammenarbeit zu fördern, wodurch die organisatorische Effektivität und der Erfolg vorangetrieben werden.
Enterprise Content Management Systems (ECMS) bestehen typischerweise aus mehreren Schlüsselkomponenten, die zusammenarbeiten, um digitale Inhalte effektiv zu verwalten. Zu diesen Komponenten gehören:
Inhaltsmanagement |
| Dieser Bestandteil ermöglicht die Erstellung, Speicherung, Organisation und Abrufung digitaler Inhalte. Er umfasst Funktionen wie Versionskontrolle, Ein- und Auschecken von Inhalten sowie Beschriftungen. |
Workflow-Automatisierung |
| Die Workflow-Automatisierung optimiert Geschäftsprozesse, indem sie den Fluss von Inhalten durch vordefinierte Aufgaben und Genehmigungen definiert und automatisiert. Sie verbessert die Effizienz, indem sie manuelle Eingriffe reduziert und sicherstellt, dass Inhalte einem standardisierten Prozess folgen. |
Records Management |
| Das Records Management gewährleistet die ordnungsgemäße Aufbewahrung, Speicherung und Vernichtung von Aufzeichnungen gemäß gesetzlichen Anforderungen und Organisationsrichtlinien. Es trägt dazu bei, die Einhaltung zu gewährleisten und die rechtlichen Risiken im Zusammenhang mit einer unsachgemäßen Aufzeichnungsführung zu verringern. |
Kollaborationswerkzeuge |
| Kollaborationswerkzeuge ermöglichen es Teams, gemeinsam an der Erstellung, Bearbeitung und Weitergabe von Inhalten zu arbeiten. Dazu können Funktionen wie gemeinsame Autorenschaft, Kommentierung und Echtzeit-Zusammenarbeit gehören. |
Such- und Abruffunktion |
| Die Such- und Abruffunktionalität ermöglicht es Benutzern, relevante Inhalte innerhalb der Enterprise Content Management Tools schnell zu finden und darauf zuzugreifen. Erweiterte Suchfunktionen wie Volltextsuche und Metadaten-basiertes Filtern verbessern die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz. |
Sicherheitsfunktionen |
| Sicherheitsfunktionen stellen sicher, dass sensible Inhalte vor unbefugtem Zugriff oder Änderungen geschützt sind. Zugriffskontrollmechanismen definieren Benutzerberechtigungen und -rollen, sodass Administratoren granulare Zugriffsrichtlinien durchsetzen können. |
Integrationsfähigkeiten |
| Integrationsfähigkeiten ermöglichen es den Enterprise Content Management Tools, sich mit anderen Systemen und Anwendungen innerhalb des IT-Ökosystems der Organisation zu verbinden. Dies erleichtert den nahtlosen Datenaustausch und die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen. |
Analyse und Berichte |
| Analyse- und Berichterstellungstools liefern Einblicke in die Nutzung von Inhalten, Leistung und Compliance-Metriken. Sie helfen Organisationen dabei, ihre Content-Management-Prozesse effektiv zu überwachen und zu optimieren. |
Durch die Nutzung dieser Komponenten ermöglicht ein ECMS Organisationen, ihre digitalen Inhalte effektiv zu verwalten, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und die Produktivität im gesamten Unternehmen zu steigern.
Business-Process-Manager sind zunehmend daran interessiert, Inhalte und Prozesse zu zentralisieren, aber viele hegen Annahmen über die Machbarkeit dieser strategischen Initiative und Enterprise Content Management Tools und Systeme (ECMS). In diesem Abschnitt werden wir drei häufige Mythen untersuchen, denen sie auf diesem Weg begegnen könnten.
Es ist zwar wahr, dass große Unternehmen oft ECMS aufgrund ihrer Größe und Komplexität nutzen, aber ECM-Lösungen sind nicht ausschließlich für sie geeignet. Skalierbare ECM-Lösungen sind für Unternehmen aller Größen geeignet. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können von ECMS profitieren, um ihre Content-Management-Prozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
Obwohl die Implementierung eines ECMS eine bedeutende Herausforderung sein kann, sind moderne ECM-Lösungen benutzerfreundlich gestaltet und an die spezifischen Bedürfnisse einer Organisation anpassbar. Cloud-basierte ECM-Angebote haben auch die Implementierung vereinfacht und den Bedarf an umfangreicher IT-Infrastruktur reduziert. Mit den richtigen Werkzeugen, die vom ECM-Anbieter bereitgestellt werden, und einer angemessenen Planung können Organisationen ECM erfolgreich implementieren und übernehmen, ohne übermäßige Komplexität zu erleben.
Einige mögen glauben, dass die Automatisierung von ECM die menschliche Entscheidungsfindung vollständig ersetzt. ECM ist jedoch darauf ausgelegt, die Entscheidungsfindung zu verbessern, indem es Einblicke bietet, repetitive Aufgaben automatisiert und für Konsistenz in den Content-Management-Prozessen sorgt. Menschliche Expertise ist nach wie vor entscheidend für die Interpretation von Daten, die strategische Entscheidungsfindung und die Überwachung der gesamten Content-Management-Strategie. ECM ergänzt menschliche Fähigkeiten anstatt sie vollständig zu ersetzen.
Hier sind einige der wichtigsten Trends, die die Landschaft der Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) prägen:
Der Trend hin zu cloud-basierten Enterprise-Content-Management-Softwarelösungen gewinnt weiter an Fahrt. Cloud-basierte ECMS bieten Skalierbarkeit, Flexibilität und Zugänglichkeit und ermöglichen es Organisationen, Inhalte effizient von überall aus zu verwalten, während sie die Infrastrukturkosten und -komplexität reduzieren.
Die benutzerdefinierte Generierung von Benutzeroberflächen in Enterprise-Content-Management-Systemen gewinnt zunehmend an Bedeutung und betont ein intuitives Design und nahtlose Navigation. Organisationen priorisieren benutzerzentrierte Oberflächen, um die Produktivität und die Benutzerzufriedenheit beim Zugriff und der Verwaltung von Prozessen effektiv zu verbessern.
Enterprise-Content-Management-Software integrieren fortgeschrittene Analyse- und Berichterstellungsfunktionen, um Organisationen handlungsorientierte Einblicke in die Nutzung von Inhalten, Leistung und Trends zu bieten. Diese Erkenntnisse ermöglichen fundierte Entscheidungen, die Optimierung von Inhalten und strategische Planung.
Enterprise-Content-Management-Software wird zunehmend mit anderen Unternehmensanwendungen wie CRM, ERP und Produktivitätstools integriert. Diese Integration optimiert Workflows, beseitigt Datensilos und verbessert die Produktivität, indem Benutzern ein nahtloser Zugriff auf Inhalte innerhalb vertrauter Anwendungen ermöglicht wird.
KI- und maschinelle Lerntechnologien werden zunehmend in Enterprise-Content-Management-Software integriert, um die automatische Klassifizierung von Inhalten, das Tagging von Metadaten und die Optimierung von Workflows zu ermöglichen. Diese Funktionen verbessern die Suchfunktion, die Entdeckung von Inhalten und optimieren Geschäftsprozesse.
Datenschutzvorschriften und Compliance-Anforderungen treiben die Nachfrage nach Enterprise-Content-Management-Software mit robusten Datenverwaltungsfunktionen voran. Organisationen benötigen ECMS-Lösungen, die die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO, HIPAA und CCPA durch Funktionen wie Zugriffskontrollen, Protokollierungen und Verschlüsselung sicherstellen.
Die Nutzung eines Enterprise Content Management Systems (ECMS) umfasst mehrere wichtige Schritte, um digitale Inhalte innerhalb einer Organisation effektiv zu verwalten, zu organisieren und zu nutzen. Hier ist ein allgemeiner Überblick darüber, wie Sie ein ECMS verwenden können:
Beginnen Sie damit, die Ziele und Anforderungen Ihrer Organisation für das Content Management festzulegen. Bestimmen Sie, welche Arten von Inhalten Sie verwalten müssen (z. B. Dokumente, Bilder, Videos), wer das System nutzen wird, und welche spezifischen Funktionalitäten für Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse unerlässlich sind.
Recherchieren und bewerten Sie Systeme, die Ihren Organisationsbedürfnissen und -zielen entsprechen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheitsfunktionen, Integrationsmöglichkeiten und Kosten. Wählen Sie ein System, das die erforderlichen Funktionalitäten und Flexibilität bietet, um Ihre Content- und Prozessmanagement-Initiativen zu unterstützen. Berücksichtigen Sie auch Funktionalitäten, die auf vielfältige Anwendungsfälle jenseits des Content-Managements zugeschnitten sind.
Sobald Sie ein System ausgewählt haben, fahren Sie mit dem Implementierungsprozess fort. Dies umfasst in der Regel die Installation der Software, die Konfiguration von Einstellungen und Berechtigungen, den Import vorhandener Inhalte und die Integration des Systems mit anderen Unternehmensanwendungen und -systemen nach Bedarf.
Legen Sie eine logische Struktur fest, um Ihre Inhalte innerhalb des Systems zu organisieren und zu kategorisieren. Erstellen Sie Ordner, Metadatenfelder und Taxonomien, um Inhalte basierend auf Attributen wie Dokumententyp, Abteilung, Projekt oder Datum zu klassifizieren. Eine konsistente und intuitive Organisation ist entscheidend für die Erleichterung der Entdeckung und Abfrage von Inhalten.
Nutzen Sie das System, um digitale Inhalte aus verschiedenen Quellen zu erfassen und zu importieren, einschließlich Dokumentenscannern, E-Mails, Dateifreigaben und externen Repositories. Nutzen Sie Funktionen wie Massenupload, Drag-and-Drop-Funktionalität und automatische Erfassung, um den Prozess der Inhaltsaufnahme zu optimieren.
Implementieren Sie Prozesse zum Content-Lifecycle-Management, um die Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Archivierung von Inhalten zu steuern. Definieren Sie Workflows und Genehmigungsprozesse, um sicherzustellen, dass Inhalte effizient und konsistent verwaltet werden, vom Erstellen bis zur Entsorgung.
Nutzen Sie Kollaborationstools und -funktionen innerhalb des Systems, um Teamarbeit und Informationsaustausch zu erleichtern. Ermöglichen Sie Benutzern das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, Kommentieren von Inhalten, Zuweisen von Aufgaben und Verfolgen von Revisionen in Echtzeit. Nutzen Sie Mechanismen zur Versionierung, um Dokumentenänderungen und Revisionen effektiv zu verwalten.
Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen, um vertrauliche Inhalte im System zu schützen. Definieren Sie Zugriffskontrollen, Berechtigungen und Verschlüsselungseinstellungen, um den Zugriff auf autorisierte Benutzer zu beschränken und die Datensicherheit und Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten.
Nutzen Sie die Suchfunktionen im System, um Inhalte basierend auf Schlüsselwörtern, Metadaten oder Volltextsuchabfragen schnell zu finden und abzurufen. Ermöglichen Sie Benutzern, Suchergebnisse zu filtern, Dokumente zu previewen und relevante Informationen leicht zugänglich zu machen.
Überwachen Sie Nutzungsdaten und -analysen, um Einblicke zu gewinnen, wie Inhalte innerhalb der Organisation genutzt, genutzt und geteilt werden. Verwenden Sie diese Daten, um Trends zu identifizieren, Workflows zu optimieren und fundierte Entscheidungen über Content-Management-Strategien zu treffen.
Warten Sie das System regelmäßig, um eine optimale Leistung, Sicherheit und Einhaltung zu gewährleisten. Installieren Sie Software-Patches, führen Sie Upgrades durch und führen Sie routinemäßige Wartungsaufgaben durch, um sicherzust
Alternativen zu klassischen ECM-Systemen, bieten eine andere Herangehensweise an das Management von digitalen Inhalten und und Geschäftsprozessen.
Eine moderne und innovative Alternative zu traditionellen ECM-Systemen sind Process Execution Systeme (PES).
Sie ermöglichen es Unternehmen, Anwendungen und Geschäftsprozesse ohne umfangreiche Programmierung schnell zu entwickeln und bereitzustellen. Diese No-Code-Plattformen bieten visuelle Entwicklungsumgebungen und vorgefertigte Bausteine, um die Erstellung und Automatisierung von Prozessen zu beschleunigen.
Weiterhin ermöglichen Sie die kontextbezogene Zusammenstellung von Dokumenten, Daten und Aufgaben in Arbeitsbereichen und unterstützen die Zusammenarbeit und Interaktion zwischen verschiedenen Benutzern und Abteilungen.
Zudem bieten PES Werkzeuge zur Integration verschiedener Anwendungen, Systeme und Datenquellen innerhalb einer Organisation. Sie unterstützen die nahtlose Datenübertragung und Prozessautomatisierung über verschiedene Systeme hinweg.
Darüber können durch die Analyse von Metadaten, Nutzungsstatistiken und anderen relevanten Informationen Unternehmen wertvolle Einblicke in Geschäftsprozesse gewinnen. Beispiele sind Identifikation von Trends in der Nutzung von Inhalten oder Compliance-Statistiken.
Unternehmensweites Inhaltsmanagement ist verfügbar über die trustkey-Plattform. Zentralisieren Sie Informationen und erstellen Sie Workflows, die Personen, Funktionen und Systeme in einer Plattform verbinden.
Ein klassisches ECM-System (Enterprise Content Management) und ein PES-System (Process Execution System) haben unterschiedliche Schwerpunkte und Funktionen, die sich auf die Verwaltung von digitalen Inhalten und Geschäftsprozessen konzentrieren. Hier sind die Hauptunterschiede zwischen den beiden:
| klassisches ECM |
|---|
| Ein klassisches ECM-System konzentriert sich hauptsächlich auf die Verwaltung und Organisation von digitalen Inhalten wie Dokumenten, Dateien, Bildern und Videos. Es bietet Funktionen wie Dokumentenerfassung, Versionierung, |
| PES |
|---|
| Wohingegen das PES-System die Funktionen eines ECM-Systems in eine breitere Plattform integriert, die sich auf die Erstellung und Ausführung von Anwendungen für Geschäftsprozesse konzentriert. Es bietet Funktionen zur Strukturierung, Verknüpfung und Automatisierung von Inhalten, Daten und Prozessen. Die integrierten ECM-Funktionen dienen dazu, die für die Prozessausführung benötigten digitalen Inhalten zu verwalten und bereitzustellen. Es umfasst ebenfalls Komponenten zur Dokumentenerfassung als auch bietet die Funktion der Versionierung für digitale Inhalte und Prozesse. |
| klassisches ECM |
|---|
| Klassisches ECM-System: Ein klassisches ECM-System wird hauptsächlich zur Verwaltung von digitalen Inhalten und Dokumenten in Unternehmen eingesetzt. Es wird verwendet, um Informationen zu organisieren, zu speichern, zu teilen und sicherzustellen, dass sie zugänglich und compliant sind. |
| PES |
|---|
| Hingegen werden im PES-System mit integriertem ECM Geschäftsprozesse ausgeführt, überwacht und automatisiert, während gleichzeitig die für diese Prozesse benötigten digitalen Inhalte verwaltet werden. Es dient dazu, die Effizienz von Geschäftsprozessen zu verbessern, die Zusammenarbeit zu fördern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Darüber hinaus werden die digitalen Inhalte nahtlos eingebunden, wodurch Dokumente und Inhalte genau dort verwaltet werden können, wo sie benötigt werden. |
| klassisches ECM |
|---|
| Ein klassisches ECM-System kann mit anderen Unternehmenssystemen wie CRM, ERP und DMS integriert werden, um den Zugriff auf und die Nutzung von digitalen Inhalten zu erleichtern. |
| PES |
|---|
| Demgegenüber bietet ein PES-System eine umfassendere Integration mit anderen Unternehmenssystemen, da es nicht nur digitale Inhalte verwaltet, sondern auch Geschäftsprozesse automatisiert und ausführt. Dadurch können Daten nahtlos zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden, um effiziente und reibungslose Abläufe zu gewährleisten.. |
Newsletter
Was bedeutet Compliance? Compliance bedeutet nichts anderes als Regelkonformität. Das heißt, ein Unternehmen hält alle relevanten Gesetze, Vorschriften und internen Richtlinien ein. Diese Regeln können aus verschiedenen Bereichen stammen: Gesetze: Vorschriften, die...
Was ist ein Compliance Management System? Ein Compliance Management System (CMS) sorgt dafür, dass Unternehmen alle relevanten Vorschriften einhalten. Das umfasst Bereiche wie Datenschutz, Arbeitssicherheit, Umweltvorschriften und viele andere. Ein gutes CMS hilft...
Was ist Business Intelligence? Business Intelligence (BI) bezieht sich auf Technologien, Prozesse und Strategien, die Unternehmen dabei helfen, ihre Daten in wertvolle Erkenntnisse zu verwandeln. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Führungskräften und Mitarbeitern,...