Was ist Lieferantenmanagement?

Lieferantenmanagement ist ein essenzieller Bestandteil der Betriebsführung, der die Auswahl, Verwaltung und Bewertung von Lieferanten umfasst. Das Hauptziel dieses Prozesses ist der Aufbau einer starken und zuverlässigen Lieferkette, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch das Risiko minimiert. Dieser Ansatz ist für Unternehmen aller Größen von Bedeutung, da eine gut strukturierte Lieferkette unmittelbare positive Auswirkungen auf die Produktqualität, Kostenkontrolle und Kundenzufriedenheit hat.

Die systematische Auswahl und kontinuierliche Bewertung von Lieferanten helfen, Risiken zu minimieren, Probleme frühzeitig zu erkennen und Qualitätskosten zu senken. Diese proaktiven Maßnahmen sichern nicht nur die Stabilität und Qualität der Versorgungskette, sondern verstärken auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Die Pflege starker, langfristiger Beziehungen zu Lieferanten fördert eine nachhaltige Lieferfähigkeit. Diese nachhaltige Lieferfähigkeit ermöglicht es Unternehmen, sich effektiv in einem dynamischen Marktumfeld zu positionieren und weiterzuentwickeln.

Warum ist Lieferantenmanagement so wichtig?

Professionelles Lieferantenmanagement ist für Unternehmen zunehmend entscheidend, da es hilft, Risiken und Kosten zu reduzieren, gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen und neue Marktchancen zu erschließen. Die Bedeutung dieses Managementsystems wächst kontinuierlich angesichts mehrerer Faktoren:

• Zunehmender Anteil an fremdbezogenen Waren: Unternehmen sind immer stärker auf externe Zulieferer angewiesen.
• Globale Vernetzung der Beschaffungsmärkte: Die Beschaffung erstreckt sich über komplexe, weltweit verflochtene Netzwerke.
• Zunehmende Konzentration auf der Lieferantenseite: Wenige große Anbieter dominieren bestimmte Märkte, was die Verhandlungspositionen verändert.
• Steigende Anforderungen an die Beschaffung: Kriterien wie Zeit, Kosten, Qualität und Nachhaltigkeit gewinnen an Bedeutung.
• Regulatorische Regelungen: Gesetze wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) (Link zum Bundesgesetzblatt) erfordern eine sorgfältige Überwachung und Kontrolle der Lieferketten.

Diese Entwicklungen machen ein nachhaltiges Lieferantenmanagement unabdingbar, um langfristig erfolgreich und konform mit gesetzlichen Anforderungen zu sein.​

Welche Risiken werden im Lieferantenmanagement bewertet?

Was beinhaltet das Lieferantenmanagement?

Welche Aufgaben umfasst Lieferantenidentifikation und -freigabe?

Wie erfolgt die Lieferantenbewertung?

Wie werden Lieferanten am besten klassifiziert?

Was ist im Rahmen der Lieferantenüberwachung und -entwicklung zu tun?

Was ist bei der Lieferantentrennung zu beachten?

Welche Normen sind relevant für das Lieferantenmanagement?

Welche Tools können genutzt werden zur Umsetzung von Lieferantenmanagement?

Die Auswahl des richtigen Tools kann die Effizienz und Wirksamkeit des Lieferantenmanagements erheblich steigern. Hier betrachten wir einige gängige Werkzeuge, die Unternehmen nutzen können, um ihre Lieferantenbeziehungen effektiv zu verwalten:

Tabellenkalkulationsprogramme

Für kleinere Unternehmen oder solche in den Anfangsstadien des Lieferantenmanagements können einfache Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel oder Google Sheets eine praktikable Lösung bieten. Sie ermöglichen das Erfassen und Analysieren von Lieferantendaten, das Verfolgen von Bestellungen und Leistungen sowie das Management von Deadlines und Vertragsverlängerungen. Allerdings sind sie in Bezug auf Funktionen zur Automatisierung und Integration begrenzt.

Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme

ERP-Systeme bieten eine integrierte Lösung, die verschiedene Aspekte des Unternehmensmanagements, einschließlich Lieferantenmanagement, abdeckt. Sie ermöglichen es, Lieferantendaten zentral zu speichern und Prozesse wie Bestellung, Lagerhaltung und Rechnungsstellung zu automatisieren. Bekannte ERP-Systeme wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics sind besonders für größere mittlere und große Unternehmen geeignet.

Spezialisierte Lieferantenmanagementprogramme

Diese Programme sind speziell darauf ausgerichtet, die Anforderungen des Lieferantenmanagements zu erfüllen. Sie bieten Funktionen wie Lieferantenbewertung, Risikomanagement, Vertragsmanagement und Leistungsüberwachung. Diese Tools bieten umfangreiche Funktionalitäten, die über die Möglichkeiten von ERP-Systemen hinausgehen, insbesondere in Bezug auf spezialisierte Analysen und Reporting.

Process Execution Systeme

Process Execution Systeme ermöglichen eine flexible und integrierte Umsetzung des Lieferantenmanagements. Sie ermöglichen nicht nur Integration und Zentralisierung der Lieferantendaten, sondern auch die Anpassung und Automatisierung komplexer Prozesse sowie individuell konfigurierbare Analysen. Diese Systeme, wie beispielsweise trustkey, bieten dynamische Benutzeroberflächen, Workflows und Datenkonfigurationen, die speziell an die Bedürfnisse und Abläufe eines Unternehmens angepasst werden können. Sie integrieren bei Bedarf nahtlos mit bestehenden Systemen (z.B. ERP) und erweitern deren Funktionalitäten durch spezifische Anpassungen und erweiterte Automatisierungsmöglichkeiten.

Was ist Workflow Management?

Das Workflow Management definiert, lenkt, konfiguriert, setzt um und analysiert rechnergestützte Geschäftsprozesse einer Organisation. Ziel des Workflow Management ist die optimale Gestaltung von Prozessen und Arbeitsabläufen hinsichtlich einer

• kontrollierten Vorgangsbearbeitung,
• einer Reduzierung der Durchlaufzeiten,
• einer hohen Transparenz der Prozesse und
• der Gewinnung von unternehmensrelevanten Informationen.

Was macht ein Workflow Management System (WfMS)?

Digitalisierung ist in Deutschland voll im Gange, wie die Benchmark-Studie zur digitalen Transformation der Deutschen Telekom zeigt. Vor diesem Hintergrund helfen Workflow Management Systeme dabei, schnell bei der Digitalisierung von manuellen, sich wiederholenden Arbeitsabläufen voranzukommen, um diese nachfolgend zu automatisieren.

Letztendlich werden komplexe Abläufe durch Workflow Management Systeme vereinfacht, beschleunigt und nachverfolgbar und können somit Zeit und auch viel Geld sparen.

Warum ein Workflow Management System?

Workflow Management Systeme sind Software-Lösungen, die unter anderem über leicht zu bedienende Werkzeuge zur Entwicklung, Umsetzung, Nachverfolgung und Analyse von Workflows verfügen. Dadurch können selbst Mitarbeiter:innen ohne Programmierkenntnisse grundlegende digitale Abläufe und Dokumentationen erstellen, umsetzen und optimieren.

Zusätzlich bieten diese Systeme im Grundsatz zahlreiche Basis-Templates für verbreitete und wiederkehrende Abläufe an. Diese Templates dienen als Ausgangsbasis für digitale Workflows und Vorgangsbearbeitungen. Darüber hinaus können für die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse von Teams und Unternehmen diese Templates mit nur ein paar Klicks angepasst und ergänzt werden. Folglich ermöglicht dies das Hinzufügen und die Optimierung neuer Workflows.

Wie funktionieren Workflow Management Systeme?

Workflow Management Systeme basieren auf definierten Mustern, mit denen Prozesslogiken beschrieben werden können. Bei der Erstellung eines Workflows können drei Hauptarten von Mustern unterschieden werden:

• Kontrollflussmuster: Welche Abfolge von Aktivitäten ist erforderlich, um den Prozess abzuschließen?
• Ressourcenmuster: Wie und wann werden die Aktivitäten den zuständigen Ressourcen zugewiesen?
• Datenmuster: Wie werden Daten gespeichert, ausgetauscht und weitergegeben, und wie beeinflussen sie den Kontrollfluss?

Vereinfachung durch No-Code und Low-Code

Klingt das kompliziert? Systeme mit No-Code- oder Low-Code-Funktionen bieten einen erheblichen Vorteil: Mit diesen Systemen können auch Mitarbeiter:innen ohne Programmierkenntnisse hochwertige Workflows gestalten. Über entsprechende Rechtevergaben, Genehmigungsprozesse und Versionierungen können die Workflows systematisch implementiert werden. Dies gewährleistet, dass das System auch bei der Beteiligung vieler Personen unter Kontrolle bleibt.

Funktionsweise eines Workflow Management Systems

So funktioniert grundsätzlich ein Workflow Management System:

• Definition und Abstimmung: Einzelne Aktivitäten des Workflows werden sorgfältig definiert und aufeinander abgestimmt.
• Festlegung der Abfolge: Die Abfolge der Aktivitäten wird festgelegt und mit Regeln verknüpft (sequentielle, parallele und konditionale Prozessschritte – Kontrollflussmuster).
• Zuordnung von Rollen: Den Aktivitäten werden Rollen bzw. Ressourcen zugewiesen (Ressourcenmuster).
• Datenunterstützung bestimmen: Die notwendige Datenunterstützung wird festgelegt (Datenmuster).
• Komponenten zusammenfügen: Workflow-Komponenten werden per Drag and Drop zum gewünschten Ablauf zusammengesetzt.
• Prüfung und Nutzung: Der Workflow wird geprüft, implementiert und genutzt.

Erweiterung und Bewertung

Workflow Management Systeme bieten darüber hinaus die Möglichkeit, mit dem Workflow gesammelte Informationen auszuwerten und den Workflow selbst zu bewerten und zu verbessern.

Beispiel aus der Praxis

Hier ein Beispiel, wie diese Komponenten in einem vereinfachten Prozess aus dem Lieferantenmanagement genutzt werden könnten:

Bild: Prozessablaufdiagramm für vereinfachten Lieferantenfreigabeprozess

Integration und Automatisierung von Prozessschritten im Workflow Management System

Zunächst werden die einzelnen Prozessschritte definiert und mit entsprechenden Verantwortlichkeiten versehen. Diese Informationen werden anschließend in das Workflow Management System eingepflegt, wobei die spezifische Ablauflogik ergänzt wird. Auf diese Weise können notwendige Informationen automatisch den verantwortlichen Rollen, wie zum Beispiel dem Qualitätsmanagement, der Buchhaltung oder der Fachführungskraft, zur Verfügung gestellt werden.

Sobald die Rolleninhaber die ihnen zugewiesenen Schritte oder Aufgaben abgeschlossen haben, werden diese im System als „Fortschritt“ markiert. Abhängig von der definierten Logik des Workflows, werden daraufhin weitere notwendige Schritte automatisch initiiert. Darüber hinaus ermöglicht das System eine nahtlose Integration von Formularfeldern für workflow-relevante Daten sowie den Einbezug interner und externer Informationen.

Überwachung und Anpassung von Workflows auf modernen Prozessplattformen

Der gesamte Ablauf eines Workflows kann auf einer grafischen Oberfläche angesehen und überprüft werden. Moderne Prozessplattformen erleichtern nicht nur die Überwachung, sondern unterstützen auch die Optimierung der erstellten Workflows durch intelligente Empfehlungen und Analysen. Diese Funktionen ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesseffizienz.

In Workflow Management Systemen können bereits angelegte Workflows einfach über die grafischen Oberflächen angepasst werden. Laufende Workflows lassen sich ebenfalls schnell auf den neuesten Stand bringen. Für ähnlich strukturierte Abläufe können vorhandene Workflows und bewährte Verfahren (Best-Practices) leicht dupliziert und anschließend individualisiert werden. Zudem bieten viele Workflow Management Systeme vorkonfigurierte Templates für alle grundlegenden Arbeitsabläufe an, was die Implementierung und Anpassung weiter vereinfacht.

Worin unterscheidet sich ein Workflow Management System von einem ERP-System?

ERP (Enterprise Resource Planning)-Systeme als auch Workflow Management Systeme versprechen beide bei der Geschäftsprozessausführung (Process Execution) und deren Optimierung zu unterstützen.

Integration und Flexibilität in ERP-Systemen

ERP-Systeme sind darauf ausgerichtet, die Abläufe verschiedener Funktionsbereiche innerhalb eines Unternehmens zu integrieren. Sie zielen darauf ab, Insellösungen zu eliminieren und Mehrfachdatenhaltungen zu vermeiden, um die Ressourcen ganzheitlich zu verwalten. Änderungen an Prozessen innerhalb dieser Systeme sind jedoch nur durch spezifisches Customizing möglich, das außerhalb vorgegebener Parameter liegt. Diese Anpassungen sind oft mit verschiedenen Nachteilen verbunden, darunter hohe Kosten für Implementierung, Anpassung und Wartung.

trustkey als flexible Alternative

trustkey bietet als Process Execution System eine innovative Alternative. Es ermöglicht die Nutzung von maßgeschneiderten Kontrollflüssen, die in Kombination mit der erforderlichen Verwaltung und Integration von Ressourcen wie Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Betriebsmitteln effizient gestaltet werden können. trustkey zielt darauf ab, Zeit und Kosten bei der Digitalisierung zu sparen und generiert gleichzeitig eine zentrale Datenbasis, die die Informationsverwaltung vereinfacht. Mit seiner prozessorientierten und flexiblen Struktur bietet trustkey eine effektive Lösung, die sich von traditionellen, komplexen ERP-Systemen abhebt.

Was ist eine Checkliste und wozu dient sie?

Checklisten sind effektive Kontrollwerkzeuge, die dazu dienen, (wiederkehrende) Aufgabenreihen oder Prozesse zu überprüfen und sicherzustellen. Sie fungieren sowohl als Vorgabedokumente, die klar definieren, was von wem und wie durchgeführt werden soll, als auch als Aufzeichnung darüber, was bereits erledigt wurde. Typischerweise enthalten Checklisten Kontrollkästchen, die abgehakt werden, um den Fortschritt einer Aufgabe visuell zu bestätigen und zu dokumentieren.

Warum ist eine Checkliste wichtig?

Welche Arten von Checklisten gibt es?

Professionelle Checklisten sind unverzichtbare Werkzeuge, die das Arbeitsleben erheblich erleichtern. Im Arbeitskontext lassen sich vor allem folgende Typen unterscheiden:

To-Do-Listen:

Diese werden für tägliche Aufgaben oder spezifische Projekte genutzt, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schritte termingerecht ausgeführt werden.

Arbeitspläne:

Diese dienen der Organisation und Dokumentation von täglichen, monatlichen, jährlichen oder situationsbedingten Tätigkeiten.

Beispiele hierfür sind:

• • Fehlersammelkarten
  • Onboarding-Prozesse
  • Notfallmanagementpläne

Sie helfen auch bei der Dokumentation kritischer Entscheidungen wie Lieferantenfreigaben, Angebotsfreigaben oder Änderungsfreigaben.

Fragebögen:

Diese werden zur Erfassung und Bewertung wichtiger Stammdaten eingesetzt. Beispiele hierfür sind:

• • Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterdaten
  • Betriebsmittel, Projekte und Schulungen

Sie sind auch nützlich für die Durchführung von Evaluationen, beispielsweise in Form von Auditfragebögen, Mitarbeitergespräche oder Schulungsfragebögen.

Diese Archetypen tragen dazu bei, Prozesse zu standardisieren und eine effiziente, fehlerfreie Arbeitsweise zu gewährleisten.

Was gehört auf eine Checkliste?

Die spezifischen Inhalte einer Checkliste variieren je nach dem Zweck und Kontext der damit unterstützten Arbeitsthemen. Bei der Erstellung einer effektiven Checkliste sollten jedoch folgende formale Aspekte beachtet werden:

1. Titel: Er sollte kurz und prägnant den Zweck der Checkliste beschreiben.
2. Datum: Dies gibt Aufschluss darüber, wann die Checkliste erstellt wurde.
3. Bezeichnung und Versionsnummer: Eine eindeutige Kennzeichnung erleichtert die Unterscheidung von anderen Listen und früheren Versionen.
4. Inhaltsabfolge: Listet alle Aufgaben auf, die erledigt, betrachtet oder bestätigt bzw. genehmigt werden müssen.
5. Checkfelder: Ermöglichen es, bearbeitete Punkte zu markieren und den Fortschritt festzuhalten.
6. Raum für Ergänzungen: Bietet die Möglichkeit, nachträgliche Zusätze oder Anmerkungen zu integrieren.
7. Formatierungen: Helfen dabei, Hierarchien und Abhängigkeiten innerhalb der Checkliste klar darzustellen.

Diese Elemente tragen dazu bei, dass die Checkliste nicht nur funktional, sondern auch benutzerfreundlich ist und effektiv zur Organisationsverbesserung beiträgt.

Welche Vorteile hat eine Checkliste?

Geführte Arbeitsabfolgen steigern die Arbeitseffizienz und die Qualität der Ergebnisse. Die wichtigsten Vorteile im Einzelnen sind:

• Zeitersparnis: Durch vordefinierte Aufgaben können Prozesse schneller durchgeführt werden.
• Fehlerreduktion und erhöhte Arbeitssicherheit: Systematische Abläufe verringern das Risiko von Fehlern und verbessern die Sicherheit am Arbeitsplatz.
• Sicherstellung der Aufgabenvollständigkeit: Checklisten gewährleisten, dass keine kritischen Schritte übersehen werden.
• Assistenz für Mitarbeiter: Sie sind besonders nützlich zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter und erleichtern die Delegation von Aufgaben.
• Dokumentation von Wissen: Wichtige Informationen und Abläufe werden festgehalten und sind jederzeit nachvollziehbar.
• Konsistenz der Arbeitsqualität: Sie helfen, eine gleichbleibend hohe Qualität der Arbeitsergebnisse sicherzustellen.

Der größte Vorteil liegt darin, dass sie einen klaren Überblick über den Fortschritt von Arbeiten, Prozessen und Projekten bieten und ein sicheres Gefühl vermitteln, dass die relevanten Themen effizient vorangetrieben werden.

Wie kann man Checklisten erstellen?

Checklisten lassen sich auf Papier, mit Excel, mit Word oder mit modernen Softwaresystemen erstellen, die die Nutzung von Checklisten optimal unterstützen.

Process Execution System für intelligente Checklisten

Gerade moderne Process Execution Systeme bieten eine Vielzahl von Automatisierungen und Vereinfachungen zum flexiblen Erstellen, Nutzen und Nachverfolgen von professionellen Checklisten. Dadurch können Checklisten gerade bei kritischen Abläufen ihre vollständigen Vorteile entfalten.