Dieser Artikel gibt Einblick in das Thema Wartungsplan und wie Instandhaltungsmaßnahmen effizient in die Arbeit integriert werden können.

Wartungsplan – Anleitung und Nachweis

Der Wartungsplan dient dazu, alle notwendigen Wartungen und Instandhaltungsmaßnahmen zu lenken und nachzuweisen, die an einer Maschine oder Anlage durchzuführen sind.

Der Wartungsplan ist in der Praxis beides: Anweisung und Nachweis.

Inhalte eines Wartungsplans

• Referenz: Der Bezug zum Wartungsobjekt muss eindeutig nachvollziehbar sein. Außerdem muss der Plan im Managementsystem geführt sein.
• Tätigkeiten: Reihenfolge und Beschreibung der Aufgaben
• Anleitung: Verständliche und standardisierte Anweisungen zur Erleichterung der Durchführung. Insbesondere Bilder oder kurze Videos können hier unterstützen.
• Zeitpunkt: Wartungsintervalle entsprechend der Vorgaben durch den Hersteller.
• Qualifikation: Entsprechend der durchzuführenden Wartungsarbeiten ist die erforderliche Qualifikation festzulegen. In manchen Fällen können bestimmte Tätigkeiten nur durch externe Auftragnehmer durchgeführt werden.
• Ergebnis: Dokumentation der ordnungsgemäß durchgeführten Tätigkeiten

Chancen und Risiken

Um Instandhaltungsmaßnahmen effizient und effektiv umzusetzen, ist der Wartungsplan ein Muss. Dadurch kann die Nutzungsdauer von Maschinen und Anlagen verlängert und Risiken wie Ausfüllen oder fehlerhafte Teile reduziert werden.

Ein Wartungsplan macht nur dann Sinn, wenn die Tätigkeiten auch ordnungsgemäß durchgeführt werden. Insbesondere bei Wartungspläne auf Papier besteht das Risiko von veralteten Daten und des Vergessens. Digitale Wartungspläne bieten dabei Erleichterung.

Digitaler Wartungsplan in einem Assistenzsystem

Ein digitaler Wartungsplan in Form von interaktiven Templates erleichtert die Anwendung bei der Arbeit. Außerdem stehen die Ergebnisse zur Datenverarbeitung zur Verfügung. Von Auswertung zur Anpassung von Wartungsintervallen bis hin zur Analyse von Fehlermeldungen.

Dabei kann jede*r Mitarbeiter*in mit Tablet, Desktop oder Smartphone arbeiten.

Die Übersicht behält man über die Planungsboards in trustkey.

So funktioniert effizientes, integriertes Lean Management.

Die Fehlersammelkarte ist eine Methode, ein Werkzeug oder ein Instrument, um Probleme zu finden. Die Fehlersammelliste gehört zu den 7 Qualitätswerkzeugen für die Bearbeitung von Qualitätsproblemen bei Geschäftsprozessen.

Fehlersammelkarten werden dazu verwendet, um Fehler zu sammeln und dann später nach ihrer Häufigkeit in Form von Histrogrammen auszuwerten. Übersichtlich dargestellt nach Art, Anzahl und Kontext können so Fehlertrends und Fehlermöglichkeiten aufgezeigt werden. Diese Erkenntnisse dienen dann zur Ursachenanalyse und zur Beschreibung eines Fehlerkatalogs.

Im ersten Schritt werden die zu beobachtenden Zustände oder Ergebnisse (z.B. bekannte Fehlerarten) definiert und kategorisiert. Im nächsten Schritt wird die Vorlage erstellt zur Erfassung der Daten.

Vor- und Nachteile

Die Fehlersammelkarte hat den Vorteil der vielseitigen Verwendung. Mit der Fehlersammelkarte können Daten zu technischen Prozessabläufen, zu Dienstleistungen als auch zu administrativen Prozessen aufgenommen werden. Außerdem bedarf die Anwendung der Fehlersammelkarte kaum Einweisung.

Nachteil der Fehlersammelkarte ist, dass die Datenqualität aufgrund von Vergessen und verzögerten Ausfüllen leiden kann und somit auch die Aussagekraft der Auswertung. Dies ist insbesondere der Fall bei papierhafter Erfassung mit z.B. gedruckten Microsoft Excel-Formblättern.

Digitale Fehlersammelkarte in einem Assistenzsystem

Digitale Fehlersammelkarten in Form von interaktiven Templates erleichtern die Erfassung bei der Arbeit. Außerdem stehen die Datenverarbeitung zur Verfügung. Von Auswertung, Ursachenanalyse bis hin zur Ergreifung von Korrekturen und Korrekturmaßnahmen.

Beispielhafter Ablauf mit einer Software

1. Template „Fehlersammelkarte“ auswählen und Aktionspaket starten
2. Vorgang und Vorgangsnummer auswählen / angeben (z.B. Wareneingangsnummer, Fertigungsauftragsnummer, Serviceauftragsnummer, Reklamationsnummer etc.)
3. Gesamtzahl Fehler angeben
4. Fehlertyp auswählen
5. Bei Bedarf: Nachweis des Befunds über Foto und Angabe von Bemerkungen
6. Bei Bedarf: QR-Code ausdrucken und Fehlerteil(e) kennzeichnen zur Zustandsbeschreibung und Nachverfolgung
7. Aktionspaket abschließen
8.  Auswertung der Daten und Analyse der Ursachen durch das Qualitätsmanagement

Dabei kann jede*r Mitarbeiter*in mit Tablet, Desktop oder Smartphone arbeiten. So funktioniert effektives, integriertes Lean Management.

Lean Management

Neues Smart Template in trustkey: Release-Management Checkliste

Die Release-Management Checkliste unterstützt Sie bei der Planung und Durchführung der Release-Veröffentlichung.

Das Release-Management hat die Aufgabe, sicherzustellen, dass eine definierte Anforderung an eine Softwareänderung mit einem vertretbaren Risiko in der geforderten Zeit erfolgreich umgesetzt werden kann. In trustkey lassen sich Vorlagen in smarte Web-Programme – Smart Templates – übertragen.  Über unsere Bibliothek stellen wir im Geschäftsumfeld häufig genutzte Vorlagen für Anweisungen, Formblätter, Listen usw. vorkonfiguriert zur Verfügung, um so noch schneller produktiv zusammenarbeiten zu können.

Vorgabe- und Nachweisdokumente werden oft über ein zertifiziertes Managementsystem gesteuert (Qualität, Umwelt, Sicherheit usw.). Mit trustkey kann dies alles integriert und gelebt werden, ohne jedes einzelne Thema mit einer spezifischen – komplexen – Softwarelösung zu erschlagen. trustkey ist bereits beim ersten Template produktiv und passt sich den unternehmerischen Erfordernissen an.

KONFIGURATIONSMANAGEMENT

Smart Template Release-Management Checkliste 4.0

Das Template können Sie sich einfach über die Funktion „Vorlage aus Bibliothek kopieren“ in Ihre Arbeitspaket-Vorlagen laden. Dort können Sie es dann individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen, erweitern, veröffentlichen und nutzen.

Release-Management in trustkey nimmt vieles ab

Inhalte der vorkonfigurierten, individuell anpassbaren Release-Management-Checkliste

Bezeichnung	Feld
Release-Daten		Abschnittsüberschrift
Definierte Zeit		Geschätzte Zeit
Projekt		Text-Eingabe
Release		Wert-Eingabe
Release-Adressaten		Optionsgruppe (hier: von Entwickler bis Generell)
Product Management		Raster (Checkliste mit N/A, Waived, Done, Failed und Verantwortlicher)
Development		Raster (Checkliste mit N/A, Waived, Done, Failed und Verantwortlicher)
Qualitätssicherung		Raster (Checkliste mit N/A, Waived, Done, Failed und Verantwortlicher)
Release Engineering / Konfiguration		Raster (Checkliste mit N/A, Waived, Done, Failed und Verantwortlicher)
User Experience		Raster (Checkliste mit N/A, Waived, Done, Failed und Verantwortlicher)
Technischer Support		Raster (Checkliste mit N/A, Waived, Done, Failed und Verantwortlicher)
Sales Support		Raster (Checkliste mit N/A, Waived, Done, Failed und Verantwortlicher)
Legal		Raster (Checkliste mit N/A, Waived, Done, Failed und Verantwortlicher)
Release Management		Raster (Checkliste mit N/A, Waived, Done, Failed und Verantwortlicher)

Mhm. Noch nicht das gesuchte Template gefunden?

Neues Smart Template in trustkey: Servicebericht

Mit dem Servicebericht können Servicetätigkeiten und -zeiten geplant, bereitgestellt und dokumentiert werden.

Service-Management bzw. Dienstleistungsmanagement ist mittlerweile fester Bestandteil von vielen Unternehmen, um somit die bestmögliche Unterstützung des Kunden nach Kauf eines Produkts zu gewährleisten. In trustkey lassen sich Vorlagen in smarte Web-Programme – Smart Templates – übertragen.  Über unsere Bibliothek stellen wir im Geschäftsumfeld häufig genutzte Vorlagen für Anweisungen, Formblätter, Listen usw. vorkonfiguriert zur Verfügung, um so noch schneller produktiv zusammenarbeiten zu können.

Vorgabe- und Nachweisdokumente werden oft über ein zertifiziertes Managementsystem gesteuert (Qualität, Umwelt, Sicherheit usw.). Mit trustkey kann dies alles integriert und gelebt werden, ohne jedes einzelne Thema mit einer spezifischen – komplexen – Softwarelösung zu erschlagen. trustkey ist bereits beim ersten Template produktiv und passt sich den unternehmerischen Erfordernissen an.

SERVICE-MANAGEMENT

Smart Template: Servicebericht 4.0

Das Template können Sie sich einfach über die Funktion „Vorlage aus Bibliothek kopieren“ in Ihre Arbeitspaket-Vorlagen laden. Dort können Sie es dann individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen, erweitern, veröffentlichen und nutzen.

Der Projekt-Fortschrittsbericht in trustkey nimmt vieles ab

Inhalte des vorkonfigurierten, individuell anpassbaren Serviceberichts

Bezeichnung	Feld
Service-Auftragsdaten		Abschnittsüberschrift
Kunde		Text-Eingabe
Vertragsnummer		Text-Eingabe
Produkt		Optionsgruppe (hier: zur Produktauswahl für Service)
Zeiterfassung		Abschnittsüberschrift
Erfassung von Arbeits-/Warte-/Reisezeit		Timer
Kurzbericht und Bilddokumentation		Text-Editor
Durchgeführte Tätigkeiten		Liste
Material-/Ersatzteile		Liste
Bestätigung durch Servicemitarbeiter		Kontrollkästchen
Abnahme		Abschnittsüberschrift
Abnahme der Instandsetzungsarbeiten		Optionsgruppe (hier: wird hiermit erklärt / erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt)

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Neues Smart Template in trustkey: Projektauftrag

Mit dem Projektauftrag wird „formell“ die Existenz / Freigabe des Projekts bestätigt und es werden die Eckpfeiler des Projekts (z.B. Projektziele) dokumentiert.

Nein – trustkey ist kein „neues“ Projektmanagement-Tool. In trustkey lassen sich Vorlagen in smarte Web-Programme – Smart Templates – übertragen.  Über unsere Bibliothek stellen wir im industriellen Umfeld häufig genutzte Vorlagen für Anweisungen, Formblätter, Listen usw. vorkonfiguriert zur Verfügung, um so noch schneller produktiv zusammenarbeiten zu können.

Vorgabe- und Nachweisdokumente werden oft über ein zertifiziertes Managementsystem gesteuert (Qualität, Umwelt, Sicherheit usw.). Mit trustkey kann dies alles integriert und gelebt werden, ohne jedes einzelne Thema mit einer spezifischen – komplexen – Softwarelösung zu erschlagen. trustkey ist bereits beim ersten Template produktiv und passt sich den unternehmerischen Erfordernissen an.

PROJEKTMANAGEMENT

Smart Template: Projektauftrag 4.0

Das Template können Sie sich einfach über die Funktion „Vorlage aus Bibliothek kopieren“ in Ihre Arbeitspaket-Vorlagen laden. Dort können Sie es dann individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen, erweitern, veröffentlichen und nutzen.

Der Projektauftrag in trustkey nimmt vieles ab

Inhalte des vorkonfigurierten, individuell anpassbaren Projektauftrags

Bezeichnung	Feld
Projektauftrag-Stammdaten		Abschnittsüberschrift
Projektname/-bezeichnung		Text-Eingabe
Projektnummer		Text-Eingabe
Projektauftraggeber		Text-Eingabe
Projektleiter/-in		Text-Eingabe
Projektstart		Datum
Geplanter Endtermin		Datum
Projektziele		Text-Editor
Nicht-Ziele		Text-Editor
Projektteammitglieder		Liste
Projektphasen und Meilensteine		Liste
Projektressourcen		Raster
Bemerkungen		Text-Editor
Freigabe		Abschnittsüberschrift
Freigabe Auftraggeber		Optionsgruppe (hier: Ja /Nein)
Freigabe Projektleitung		Optionsgruppe (hier: Ja /Nein)

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Anhand des 8D-Report Template in trustkey erklären wir die Vorgehensweise der 8D-Methode.

Die 8D-Methode dient zur gesteuerten Ermittlung von Fehlerursachen und der zu ergreifenden Maßnahmen bei nichtkonformen Ergebnissen. Die 8D-Methode auf der der 8D-Report basiert beruht auf Fakten-, Ursachen- und Teamorientierung. Ist eine Methode die in Teams zwischen 3 und 5 Mitgliedern gemeinsam bearbeitet wird.

Inhalt:

Der 8D-Bericht ist eine Methodik zur systematischen Ermittlung von Fehlerursachen und der ergriffenen Maßnahmen im Team

Disziplin 1: Organisieren einer kleinen Gruppe von Personen als Team

In diesem Schritt erfolgt die Festlegung der Teammitglieder.

Das Team sollte möglichst aus 3 bis 5 Mitgliedern bestehen (nicht zu groß) und die Zeit, Befugnis und Kompetenz haben, um das Problem zu lösen und korrektive Maßnahmen zu implementieren.

Disziplin 2: Spezifische Problembeschreibung entwickeln

In diesem Schritt geht es darum so exakt wie möglich das Problem zu beschreiben. Dies klingt oftmals leichter als getan.

Folgende Fragen sollten bei der Problembeschreibung beantwortet werden:

• Welches Objekt zeigt den Fehler?
• Welche Abweichung ist es?
• Wo am Produkt, wo im Prozess trat das Problem auf?
• Wann trat das Problem auf (zeitlicher Ablauf / Muster): kontinuierlich oder stetig, plötzlich, periodisch / zyklisch, zufällig oder Ersttags-Abweichung?
• Wie oft trat das Problem auf (Anzahl / Häufigkeit / Muster)?

Anschließend werden Was?, Wo?, Wann? und Wie oft? zu einer einfachen und präzisen Aussage über das Objekt und die Abweichung (ohne die Ursache zu kennen) zusammengefasst.

Disziplin 3: Sofortmaßnahmen definieren, verifizieren und validieren

Sofortmaßnahmen dienen der sofortigen Schadenbegrenzung und richten sich nach den spezifischen Änderungen (Software, Dienstleistungen, Hardware, etc.).

Beispiele sind:

• Liefersperre
• Lagerbestand sperren
• Lagerbestand prüfen
• Auf Vorgängerversion der Software zurückgreifen
• Passwort zurücksetzen
• Zugriffe sperren
• etc.

Disziplin 4: Grundursache(n) identifizieren und verifizieren

Zur Identifikation von Grundursache(n) bietet sich z.B. die Verwendung der 5W(arum?)-Methode an, bei der man sich mit dem ersten „Warum“ nicht zufrieden gibt.

Disziplin 5: Korrektur- und Abstellmaßnahmen festlegen und kommunizieren

Wichtig ist hier nicht nur die Korrekturmaßnahmen zu identifizieren und zu dokumentieren. Die Maßnahmen müssen auch kommuniziert werden. Dazu bietet sich z.B. ein Umsetzungs-, Maßnahmen- oder Aktionsplan an. Auch sehr einfach in trustkey realisierbar.

Disziplin 6: Korrektur- und Abstellmaßnahmen einführen

Neben der Bestätigung der Realisierung der Maßnahmen müssen in diesem Schritt die Maßnahmen validiert werden.

Beispiele für die Validierung sind:

• Verlaufsdiagramm
• Logfiles, Dumps, Traces
• Maschinen-/Prozessfähigkeiten
• Wechselwirkungsanalysen
• Prozesskennzahlen
• Bewertung der funktionalen Sicherheit
• Sicherheitsbewertung (Zugriffssicherheit – Security)

Nach erfolgreicher Validierung der Korrektur- und Abstellmaßnahmen werden die Sofortmaßnahmen nicht mehr benötigt. Ein Weiterführen der Sofortmaßnahmen würde wichtige Ressourcen verbrauchen (unnötige Kosten verursachen).

Disziplin 7: Maßnahmen, die ein Wiederauftreten des Problems verhindern

Jetzt wird das Problem aus der übergreifenden systemischen Perspektive betrachtet. D.h. es wird die Frage beantwortet, welche Praktiken und Vorgehensweisen im System haben den Fehler und dessen Nichtaufdeckung zugelassen?

Identifizierung von nachhaltigen, übergreifenden, präventiven Maßnahmen zur:

• Verhinderung des Problems im gegenwärtigen System (Prävention, produkt-/prozessbezogen): Aktualisierung von
  • Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA)
  • Produktlenkungsplan
  • Prüfplan
  • Arbeitsanweisungen
  • etc.
• Verhinderung ähnlicher Probleme in anderen Systemen (produkt- und prozessübergreifender Wissenstransfer): Empfehlungen für systemische Verbesserungen
  • Prozesse
  • Anweisungen
  • Richtlinien
  • Formblätter
  • etc.

In trustkey ist dies ganz einfach, da man die Ergebnisse sehr schnell in einer neuen digitalen Version des jeweiligen Templates umsetzen und einführen kann.

Disziplin 8: Überprüfung der Wirksamkeit der eingeführten Maßnahmen

Dies beinhaltet die Wirksamkeitsprüfung der Maßnahmen als auch die Erarbeitung der Lessons Learned des Teamprozesses.

Und „Last but not least“: Anerkennung für das Team und einzelne Personen. Feedback an die Teammitglieder bezüglich ihrer Mitarbeit (Lob und Kritik).

trustkey ist das Multi-Tool für effizienz- und risikobewusste Unternehmen.